Kinderboekenfeest organiseren: checklist en planning

Een kinderboekenfeest loopt soepel als je het programma, de voorlezer en de activiteiten ruim vooraf vastlegt. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en het verzamelen van dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling: een registratietafel bij binnenkomst, een rustige leeshoek, aparte knutseltafels en een overzichtelijke boekentafel. Gebruik deze checklist om te bepalen wat je eerst regelt en welke voorbereidingen je niet tot het laatste moment moet bewaren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorlezer boeken
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Boekentafel samenstellen
2 personen
Voorleesschema maken
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken en materialen controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Leeshoek inrichten
2 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma openen
Voorleessessie begeleiden
3 personen
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Speurtocht begeleiden
4 personen
Avondvoorlezing verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Boekenkastenaantal 2
Registratietafel
Kussensaantal 30
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Koffiekopjesaantal 30

Decoratie

Boekenvlaggetjesaantal 6
Ballonnenaantal 100
Boekenthema-banneraantal 2
Tafelkledenaantal 8
Richtingbordjesaantal 12
Boekenlegger-sjablonenaantal 100

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 6

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 120
Viltstiftenaantal 100
Wasco krijtaantal 80
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Gekleurd papieraantal 500
Knutselkartonaantal 200
Stickervellenaantal 100
Verkleedaccessoiresaantal 30
Speurtochtkaartjesaantal 100

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het voorleesschema uiterlijk een week vooraf vast. Plan per verhaal een duidelijk tijdsblok en houd ruimte over voor binnenkomst, wisselmomenten en vragen van kinderen.
Verstuur uitnodigingen pas nadat datum, locatie en programmaonderdelen definitief zijn. Vraag direct om aanmeldingen en dieetwensen, zodat je boodschappen en hapjes niet op schatting hoeft te regelen.
Controleer boeken, knutselmaterialen en techniek minstens één dag vooraf. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon op de plek waar wordt voorgelezen en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Richt de ruimte in drie zones in: een leeshoek met kussens, knutseltafels met kleurpotloden, viltstiften en wasco krijt, en een boekentafel. Zet richtingbordjes op ooghoogte van begeleiders en kinderen.
Zet dranken koud en bereid hapjes op tijd, maar houd de registratietafel vrij van eten en drinken. Instrueer vrijwilligers vóór de ontvangst over de deelnemerslijst, het voorleesschema en wie kinderen naar de juiste activiteit brengt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderboekenfeest organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoe deel ik een kinderboekenfeest logisch in?: Werk met drie vaste zones: registratie bij de ingang, een rustige leeshoek en een aparte knutsel- of activiteitenruimte. Plan de ontvangst ongeveer 15 minuten vóór het eerste voorleesmoment en houd tussen onderdelen 5 tot 10 minuten wisseltijd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderboekenfeest?: Reken minimaal één vrijwilliger voor registratie, één voor de leeshoek en één per actieve knutseltafel. Bij meerdere groepen of meer dan 20 kinderen is een extra begeleider voor doorstroom en praktische vragen verstandig.
Wanneer moet ik de spullen voor een kinderboekenfeest klaarzetten?: Zet meubilair, decoratie en activiteitenmaterialen de dag ervoor klaar als dat kan. Test geluidsapparatuur dan ook; op de feestdag hoef je vooral nog dranken koud te zetten, hapjes af te werken en de laatste tafels in te richten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.