Kinderbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een kinderbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je hebt een duidelijke indeling nodig, tijdige bevestigingen, een programma voor kinderen en een draaiboek voor de opbouw. Begin met datum en locatie en werk daarna via aanmeldingen, standplaatsen en leveranciers naar de beursdag toe. Met deze checklist houd je 66 taken en 51 benodigdheden overzichtelijk bij, inclusief registratie, catering, activiteiten en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteitenprogramma maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Informatieborden maken
2 personen
Programma online plaatsen
Leveranciers bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratielijsten printen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Stands opbouwen
6 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
4 personen
Knip- en knutseltafel inrichten
2 personen
Spelhoek inrichten
2 personen
Fotoplek inrichten
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree en kassa inrichten
3 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Knutselmateriaal uitdelen
2 personen
Spelhoek begeleiden
2 personen
Fotoplek begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Vermiste kinderen opvangen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Stands afbouwen
6 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelkrattenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Fotowand

Sportmateriaal

Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 80
Viltstiftenaantal 60
Knutselmattenaantal 6
Bouwblokkenaantal 4
Puzzelsaantal 8
Bordspellenaantal 10
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Speelmattenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling vast voordat je standhouders definitief bevestigt. Reserveer per stand een duidelijke plek en houd ruimte vrij voor looproutes, kinderactiviteiten en eventuele partytenten.
Stuur standhouders uiterlijk twee weken voor de beurs een bevestiging met aankomsttijd, standnummer, beschikbare tafels en regels voor opbouw. Zo voorkom je vragen op de ochtend zelf.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór opening. Zet eerst tafels, stoelen en markeringen klaar, controleer daarna stroompunten en bouw pas vervolgens de stands en kinderactiviteiten op.
Print registratielijsten, plattegronden en informatieborden uiterlijk de dag ervoor. Neem ook een extra set mee; bezoekers en standhouders zoeken op een drukke beurs vaak naar dezelfde informatie.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag voor. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en verlenghaspels op vaste plekken, zodat vrijwilligers niet tijdens de beurs hoeven te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum en locatie vast, benader daarna standhouders en publiceer het aanmeldformulier.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kinderbeurs?: Reken op minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 3 tot 4 uur wanneer je meerdere stands, kinderactiviteiten en catering opbouwt. Laat vrijwilligers in tijdsblokken komen, zodat ontvangst en opbouw tegelijk kunnen gebeuren.
Wanneer bevestig ik de standplaatsen aan deelnemers?: Bevestig standplaatsen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs. Stuur daarna nog een herinnering 2 dagen vooraf met het standnummer, de aankomsttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderbeurs?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor ontvangst en 1 voor kinderactiviteiten per 50 bezoekers. Plan daarnaast iemand als aanspreekpunt voor leveranciers en onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.