Checklist para organizar una feria infantil sin olvidos

Una feria infantil necesita más coordinación que una reunión familiar: hay que distribuir los puestos, confirmar expositores y preparar actividades para distintas edades. Esta checklist reúne las tareas desde la elección del lugar hasta la recepción de los participantes y el montaje. También contempla inscripciones, preferencias dietéticas, proveedores, bebidas, señalización y equipos de sonido. Úsala en orden para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear programa de actividades
2 personas
Imprimir el plano
Hacer carteles informativos
2 personas
Publicar el programa en línea
Confirmar proveedores
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir listas de registro
Clasificar los materiales
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar los stands
6 personas
Preparar las actividades para niños
4 personas
Montar la mesa de manualidades y recorte
2 personas
Montar el rincón de juegos
2 personas
Montar zona de fotos
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la entrada y la caja
3 personas
Colgar la señalización
2 personas
Probar sonido e iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Repartir material de manualidades
2 personas
Coordinar el rincón de juegos
2 personas
Coordinar el espacio fotográfico
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Atender a los niños perdidos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar los stands
6 personas
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Tijerascant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Cajas isotérmicascant. 4

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 20
Mantelescant. 18
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Photowall

Material deportivo

Libros para colorearcant. 150
Lápices de colorescant. 80
Rotuladorescant. 60
Tapetes de manualidadescant. 6
Bloques de construccióncant. 4
Puzlescant. 8
Juegos de mesacant. 10
Pelotascant. 12
Aroscant. 8
Colchonetas de juegocant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Después prepara el plano con la ubicación de cada puesto y calcula pasillos suficientemente amplios para carritos y grupos de niños.
Contacta con los expositores con varias semanas de antelación y confirma por escrito qué soporte necesita cada uno. La distribución final debe estar lista antes de imprimir el plano y los carteles.
No dejes las inscripciones para el último momento: recopila también las preferencias dietéticas y prepara listas de registro separadas para expositores, voluntarios y asistentes.
Asigna voluntarios por franjas horarias, no solo por tarea. Reserva personas para recibir a los expositores, orientar a las familias, vigilar las actividades y resolver cambios durante el montaje.
Comprueba la parte técnica el día anterior: altavoces, micrófono, enrollacables, regletas y terminal de pago. Enfría las bebidas con tiempo y prepara aperitivos, termos y cajas isotérmicas antes de abrir la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores y hay inscripciones. Deja la distribución definitiva, los voluntarios y los proveedores confirmados como máximo 7 días antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria infantil?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento para poder revisar nombres, preferencias dietéticas y necesidades de los puestos. Imprime las listas de registro el día anterior.
¿Qué se necesita para montar los puestos de una feria infantil?: Prepara puestos de mercado, mesas, sillas y, si hace falta, carpas de fiesta y taburetes. Marca cada ubicación en el suelo o en el plano y reserva al menos 2 horas para recibir a los expositores y montar los stands.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas la víspera. Prepara los aperitivos y llena los termos el mismo día, antes de que comience la llegada de las familias.

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