Organiser un salon des enfants sans rien oublier

Un salon des enfants demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les activités et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan des stands avant de lancer les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer les supports d’information. La veille et le jour J, vérifie le matériel, les boissons, les espaces d’activités et l’installation des stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le programme d'activités
2 personnes
Imprimer le plan
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Mettre le programme en ligne
Confirmer les fournisseurs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Trier les matériaux
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les activités pour enfants
4 personnes
Installer la table de découpage et de bricolage
2 personnes
Aménager l’espace jeux
2 personnes
Aménager l’espace photo
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager l'entrée et la caisse
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Distribuer le matériel de bricolage
2 personnes
Animer le coin jeux
2 personnes
Encadrer l’espace photo
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer le programme
Accueillir les enfants perdus
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Ciseauxqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 20
Nappesqté 18
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Mur photo

Matériel de sport

Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 80
Feutresqté 60
Tapis de bricolageqté 6
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 8
Jeux de sociétéqté 10
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Tapis de jeuqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10

Catering

Courses

Conseils

Dessine le plan du salon avant d’attribuer les emplacements : prévois des passages assez larges pour les poussettes et sépare les activités des zones de circulation.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 10 jours avant le salon.
Confirme les exposants et les fournisseurs 7 jours avant l’événement. Envoie avec cette confirmation l’horaire d’arrivée, l’emplacement prévu et les consignes de montage.
Prépare les panneaux, le plan imprimé, les listes d’inscription et le programme en ligne au moins 48 heures à l’avance. Garde quelques exemplaires papier à l’accueil.
Le jour J, réserve au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les stands et les activités enfants. Refroidis les boissons et prépare les encas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des enfants ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions et finaliser le programme.
Quand envoyer les invitations pour un salon des enfants ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le salon. Fais une relance environ 10 jours avant la date, avec les horaires, le lieu et les informations pratiques.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des enfants ?: Prévois au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les stands, les panneaux et les activités. Ajoute 30 minutes si plusieurs exposants montent eux-mêmes leur espace.
Quand confirmer les exposants d’un salon des enfants ?: Confirme les exposants 7 jours avant l’événement, puis vérifie les arrivées la veille. Demande à chacun son heure d’installation et ses besoins en table, chaise ou branchement électrique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.