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Kindermesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Kindermesse braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und ein Kinderprogramm. Du koordinierst Aussteller, Anmeldungen, Aktivitäten, Verpflegung, Technik und den Aufbau vor Ort. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort und Standplanung; in den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Material und Helfer. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Aussteller und der Vorbereitung der Kinderaktivitäten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messeaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Aktivitätenprogramm erstellen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm online stellen

  • Lieferanten bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldelisten drucken

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Kinderaktivitäten vorbereiten

    4 Personen

  • Bastel- und Schneidetisch einrichten

    2 Personen

  • Spielecke einrichten

    2 Personen

  • Fotobereich einrichten

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingang und Kasse einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Ton und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Bastelmaterial verteilen

    2 Personen

  • Spielecke betreuen

    2 Personen

  • Fotobereich betreuen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtische sauber halten

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Vermisste Kinder betreuen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ScherenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • KartenterminalAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlkistenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 200
  • GirlandenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 40
  • WegweiserAnz. 12
  • Fotowand

Sportmaterial

  • MalvorlagenAnz. 150
  • BuntstifteAnz. 80
  • FilzstifteAnz. 60
  • BastelmattenAnz. 6
  • BausteineAnz. 4
  • PuzzlesAnz. 8
  • BrettspieleAnz. 10
  • BälleAnz. 12
  • ReifenAnz. 8
  • SpielmattenAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung, bevor du Anmeldebestätigungen verschickst. So kannst du Standgrößen, Laufwege und die Position von Aktivitäten, Garderobe und Abfallbehältern früh berücksichtigen.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und besondere Anforderungen spätestens eine Woche vorher und bestätige danach Aussteller, Reservierungen und Lieferanten.
  • Veröffentliche das Aktivitätenprogramm online und drucke zusätzlich einen Lageplan sowie Informationsschilder. Rechne pro Eingangsbereich mit mindestens einem gut sichtbaren Plan und zusätzlichen Hinweisen an wichtigen Abzweigungen.
  • Teile die Freiwilligen mit festen Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Ausstellerbetreuung und weitere Helfer für Aufbau, Kinderaktivitäten und Verpflegung. Bestätige die Schichten spätestens drei Tage vorher.
  • Kühle Getränke am Vortag und sortiere Materialien nach Einsatzort. Prüfe dabei besonders Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon, Kartenterminal, wiederverwendbare Becher und ausreichend Geschirr, damit am Aufbau keine Suche beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kindermesse organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Standaufteilung und der Ansprache der Standbetreiber. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens vier Wochen vor der Messe veröffentlicht werden.
Wann müssen die Aussteller einer Kindermesse bestätigt werden?
Bearbeite die Anmeldungen laufend und verschicke die endgültige Bestätigung etwa sieben bis zehn Tage vor der Veranstaltung. Dann können Standplätze, Reservierungen, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen noch angepasst werden.
Was muss man am Tag vor einer Kindermesse vorbereiten?
Kühle Getränke, sortiere Materialien, drucke Anmeldelisten und Lageplan und bereite Snacks sowie Kinderaktivitäten vor. Plane dafür mindestens zwei bis drei Stunden ein, damit am Veranstaltungstag nur noch Tische, Stühle und Standplätze vor Ort eingerichtet werden müssen.
Wie viele Helfer braucht eine Kindermesse?
Für eine kleine Messe solltest du mindestens vier bis sechs Helfer gleichzeitig einplanen: Empfang, Ausstellerbetreuung, Aufbau, Verpflegung und Kinderprogramm müssen abgedeckt sein. Teile zusätzlich eine Reserveperson für Pausen und spontane Aufgaben ein.

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