Ketenconferentie organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een ketenconferentie vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, deelnemers en techniek. Leg eerst datum, programma en zalen vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je presentaties, naamkaartjes, dieetwensen en bezoekersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte registratiebalie, duidelijke bewegwijzering en een technische test vóór de eerste spreker. Deze checklist bevat 67 taken en 40 spullen om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma afdrukken
Sprekerspresentaties verzamelen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Catering definitief bestellen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Ruimtes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Tijd en vragen bewaken
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Workshopsessies begeleiden
4 personen
Workshopmaterialen uitdelen
2 personen
Workshopruimtes controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
Borden en bestek verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Presentatiemateriaal veiligstellen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffetten schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemers opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 14
Menukaartenaantal 14
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk 2 uur vóór de start. Zet alle presentaties op de laptop, test projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons en presentatieklikker met de eerste spreker erbij.
Sluit de deelnemersadministratie enkele dagen vóór de conferentie af. Werk de deelnemerslijst bij, maak naamkaartjes en zet een alfabetische set klaar bij de registratiebalie.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal en de bijzonderheden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de conferentie door aan de catering.
Controleer de zaalindeling aan de hand van het programma: zet stoelen en tafels vooraf klaar en reserveer ruimte voor registratie, kapstokken, koffie en water.
Maak voor elke spreker een eigen back-up van de presentatie op een USB-stick. Bewaar daarnaast één kopie op de laptop en controleer de bestanden uiterlijk de dag vóór de conferentie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ketenconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Benader sprekers direct daarna, zodat je minimaal 6 weken hebt voor bevestigingen en uitnodigingen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een ketenconferentie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vóór de conferentie. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst, naamkaartjes, catering en zaalopstelling definitief kunt maken.
Wanneer test je de techniek voor een ketenconferentie?: Doe een volledige test op de dag zelf minimaal 2 uur vóór de start. Controleer laptop, projector, projectiescherm, microfoons, HDMI-kabels, stekkerdozen en presentaties; herhaal de controle na elke zaalwissel.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de conferentiedag?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van het aantal zalen en deelnemers. Plan daarna nog 30 minuten zonder opbouwtaken voor registratie, ontvangst en het oplossen van ontbrekende materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.