Konferenz der Kette organisieren: die Checkliste
Bei der Konferenz der Kette müssen Programm, Referenten, Teilnehmerdaten, Räume, Catering und Technik ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Programm und reservierten Räumen und arbeite dich anschließend über Einladungen und Anmeldungen bis zur Durchführung vor. Besonders oft werden Präsentationen, Namensschilder und technische Tests zu spät erledigt. Diese Checkliste bündelt die 67 Aufgaben und 40 benötigten Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Redner und Themen bestätigen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Programm drucken
Vorträge der Referenten sammeln
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Catering verbindlich bestellen
Besucherinformationen versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Räume vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Zeit und Fragen im Blick behalten
Kaffeepause servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
Workshopsessions begleiten
4 Personen
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
Workshopräume überprüfen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
Teller und Besteck sammeln
3 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Präsentationsmaterial sichern
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffets reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Sprecher danken
Teilnehmer nachverfolgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-SticksAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 10
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 14
- SpeisekartenAnz. 14
- WegweiserAnz. 8
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Redner und Themen spätestens 4 Wochen vorher, damit Änderungen noch ins Programm passen.
- Schließe die Anmeldung nicht mit dem Versand der Einladungen ab: Aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor der Konferenz für die verbindliche Catering-Bestellung.
- Sammle die Vorträge spätestens 3 Tage vor Beginn ein und prüfe jede Präsentation technisch. Lade alle Dateien zusätzlich auf den Laptop und nimm USB-Sticks als Reserve mit.
- Plane für die Registrierungstheke einen festen Aufbau mit Teilnehmerliste und Namensschildern. Lege Beschilderung, Programm und Namensschilder am Vortag bereit, statt sie erst während des Einlasses zu sortieren.
- Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofone vor dem Eintreffen der Gäste. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Mikrofonständer, weil fehlende Anschlüsse den Beginn schnell verzögern.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Konferenz der Kette planen?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Verschicke die Einladungen erst, wenn die wichtigsten Themen und Redner bestätigt sind.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordere alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor der Konferenz an. So bleibt Zeit für einen technischen Test und zum Laden auf den Laptop.
- Wie lange vorher muss das Catering bestellt werden?
- Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist und die Ernährungswünsche erfasst sind. Plane dafür mindestens 7 Tage vor der Konferenz, damit Mengen und Sonderkost berücksichtigt werden können.
- Wann sollte die Technik für eine Konferenz getestet werden?
- Teste Projektor, Leinwand und Mikrofone am Vortag und wiederhole den kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Die Präsentationen sollten zu diesem Zeitpunkt bereits auf dem Laptop liegen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!