Zo organiseer je een kerstwandeling

Een kerstwandeling begint niet bij de hapjes, maar bij een veilige route en een duidelijk startpunt. Leg eerst de afstand, route en benodigde toestemming vast en communiceer daarna wat deelnemers kunnen verwachten. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je eten, warme dranken en materialen kunt afstemmen. Controleer de route vlak voor vertrek opnieuw: winterweer, duisternis en verkeer kunnen onderweg voor verrassingen zorgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route veilig controleren
2 personen
3
Startlocatie vastleggen
4
Toestemming voor route regelen
5
Wandelafstand communiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst afronden
10
Weersverwachting controleren
11
Route opnieuw controleren
2 personen
12
Verkeerspunten markeren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Routekaarten printen
16
Naamstickers voorbereiden
17
Cadeautjes sorteren
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Warme dranken voorbereiden
2 personen
20
Start- en eindpunt opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Partytenten opzetten
4 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Routepijlen plaatsen
3 personen
25
Rustpunten inrichten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Verlichting testen
2 personen
30
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Route uitleggen
2 personen
34
Wandeling starten
2 personen
35
Groepen begeleiden
6 personen
36
Rustpunten bemannen
3 personen
37
Warme dranken serveren
3 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Routepijlen controleren
2 personen
41
Achterblijvers opvangen
2 personen
42
Cadeautjes uitdelen
2 personen
43
Eindpunt begeleiden
3 personen
44
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

45
Routepijlen verwijderen
3 personen
46
Materialen afbouwen
4 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Verlichting opruimen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Scharenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 10

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Routebordenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Deelnemerslijstenaantal 4
Routekaartenaantal 80
Naamstickersaantal 80

Decoratie

Kerstkransenaantal 4
Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
LED-kaarsenaantal 40

Cadeaus

Cadeautasjesaantal 60
Cadeaulintaantal 2
Cadeaustickersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vaatkrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en controleer niet alleen de afstand, maar ook donkere stukken, kruisingen en smalle doorgangen. Markeer verkeerspunten met pionnen, afzetlint of routeborden en leg routekaarten klaar.
Regel toestemming voor de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet in de uitnodiging de wandelafstand, verwachte duur, startlocatie en uiterste aanmelddatum, zodat je deelnemers gericht kunt informeren.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de wandeling. Gebruik het definitieve aantal voor naamstickers, routekaarten, bekers, hapjes en warme dranken; verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste wandelaars arriveren. Zet start- en eindpunt, partytenten, tafels, verlichting en rustpunten vooraf klaar en test waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen voordat het donker wordt.
Controleer de weersverwachting en de route opnieuw op de dag zelf. Zorg per groep voor verlichting en zichtbaarheid, bijvoorbeeld met hoofdlampen, zaklampen en reflecterende hesjes, en houd een EHBO-koffer en portofoons bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een kerstwandeling zijn?: Kies een afstand die past bij de deelnemers en communiceer die vooraf duidelijk. Reken naast de looptijd ook tijd voor rustpunten en warme dranken; plan bijvoorbeeld 15 tot 20 minuten per rustpunt.
Wanneer moet ik toestemming voor de route regelen?: Regel toestemming voordat je de uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Zo kun je de route nog aanpassen als een passage niet beschikbaar of niet veilig blijkt.
Hoeveel warme drank heb ik nodig voor een kerstwandeling?: Reken per deelnemer op 2 bekers tijdens de wandeling en houd ongeveer 10 procent extra achter de hand. Voor 30 deelnemers betekent dat circa 66 bekers warme drank, verdeeld over de rustpunten en het eindpunt.
Wanneer controleer ik de kerstwandelingroute opnieuw?: Doe een laatste controle op de dag zelf, enkele uren voor de start. Kijk vooral naar gladheid, verlichting, tijdelijke afsluitingen en verkeerspunten en verplaats routepijlen als de situatie is veranderd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.