Zo organiseer je een kerstvoorstelling

Begin met de ruimte en de voorstellingsdatum; die bepalen hoeveel publiek je kunt ontvangen en hoeveel repetitietijd beschikbaar is. Werk daarna het programma uit, verdeel de rollen en maak meteen een repetitierooster. Regel uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en publieksindeling ruim vóór de laatste repetitie. Vergeet de praktische afronding niet: test geluid en verlichting, pas kostuums, label onderdelen en controleer boodschappen, decor en teksten voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Leerlingen voor rollen indelen
3 personen
5
Muziek en teksten selecteren
2 personen
6
Repetitierooster maken
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Toegangskaarten klaarzetten
2 personen
14
Publieksindeling maken
2 personen
15
Parkeerinformatie delen
16
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
17
Teksten en muziek controleren
2 personen
18
Kostuums passen
4 personen
19
Kostuums labelen
3 personen
20
Decoronderdelen maken
5 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
24
Verse producten koelen
2 personen
25
Kostuums klaarleggen
3 personen
26
Teksten afdrukken
2 personen
27
Naambadges voorbereiden
2 personen
28
Ruimte controleren
2 personen
29
Zaal ventileren
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
5 personen
32
Looppaden vrijhouden
2 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Kerstboom plaatsen
3 personen
35
Lichtjes ophangen
3 personen
36
Decor opbouwen
5 personen
37
Achtergrond bevestigen
3 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Muziek afspelen testen
2 personen
41
Verlichting testen
2 personen
42
Cateringtafel inrichten
3 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
44
Hapjes klaarzetten
4 personen
45
Dranken koud zetten
2 personen
46
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
47
Programma's klaarleggen
2 personen
48
Kostuumruimte inrichten
3 personen

Event

49
Artiesten ontvangen
3 personen
50
Publiek verwelkomen
4 personen
51
Toegangskaarten controleren
3 personen
52
Programma's uitdelen
2 personen
53
Garderobe bemannen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Laatkomers begeleiden
2 personen
58
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
59
Voorstelling presenteren
2 personen
60
Decorwissels uitvoeren
4 personen
61
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
62
Pauze verzorgen
4 personen
63
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
65
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Decor afbreken
5 personen
68
Versiering verwijderen
4 personen
69
Kerstboom opruimen
3 personen
70
Meubilair terugplaatsen
5 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Catering opruimen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Zaal schoonmaken
4 personen
75
Toiletten controleren
2 personen
76
Kostuums verzamelen
3 personen
77
Kostuums wassen
2 personen
78
Kostuums opbergen
2 personen
79
Apparatuur retourneren
2 personen
80
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
81
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 190
Kledingrekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Gebaksbordjesaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Scharen voor gebakaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststal
Decoratieve sterrenaantal 20
Achtergronddoekaantal 2
Kersttafellopersaantal 8
Presentatiebordaantal 2
Naambadgesaantal 40

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-spotsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Muziekspeler
Laptop
Reservebatterijenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Blikopenersaantal 2
Koelelementenaantal 12
dienbladenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste repetitie niet alleen als doorloop van het programma. Controleer die dag ook alle teksten en muziek, test de draadloze microfoons en luidsprekers en loop op waar leerlingen opkomen en afgaan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventaris uiterlijk enkele dagen vóór het boodschappen doen. Zo kun je verse producten gekoeld bewaren en houdbare boodschappen apart opslaan.
Maak per leerling of rol een gelabelde plek voor het kostuum en leg de kleding vóór de voorstelling klaar. Kledingrekken helpen om verwisselingen tussen scènes en groepen te voorkomen.
Stuur parkeerinformatie en toegangskaarten samen met de praktische uitnodigingsinformatie. Zet de publieksindeling vooraf klaar, zodat vrijwilligers bij binnenkomst niet nog stoelen of plaatsen hoeven uit te zoeken.
Test verlichting en geluid in de echte opstelling, niet alleen aan een lege tafel. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat ze geen looproute kruisen en controleer microfoonstandaards, audiomixer en LED-spots vóór de zaal opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstvoorstelling organiseren?: Leg de ruimte, datum en het programma bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Dan houd je tijd over voor rolverdeling, repetities, uitnodigingen, kostuums en decor.
Wanneer moet ik de rollen voor een kerstvoorstelling verdelen?: Verdeel de rollen zodra het programma en de teksten vaststaan, idealiter 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Maak daarna direct een repetitierooster, zodat iedereen weet wanneer aanwezigheid nodig is.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstvoorstelling?: Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en geef aanmeldingen minimaal 10 dagen de tijd. Verwerk daarna dieetwensen, toegangskaarten en de publieksindeling voordat je de catering en zaalopstelling afrondt.
Wat controleer je tijdens de laatste repetitie van een kerstvoorstelling?: Plan de laatste volledige doorloop uiterlijk 2 tot 3 dagen vóór de voorstelling. Controleer dan teksten, muziek, kostuums, decor, microfoons, luidsprekers, verlichting en de volgorde waarin publiek en spelers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.