Eine Weihnachtsvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Weihnachtsvorstellung greifen Bühne, Proben, Einladungen und Bewirtung ineinander. Lege zuerst Termin, Raum und Programm fest, bevor du Rollen verteilst oder Material besorgst. Danach folgen ein realistischer Probenplan, die Anmeldung des Publikums und die technische sowie dekorative Vorbereitung. Plane den letzten Kontrolltag nicht nur für die Aufführung ein: Texte, Musik, Kostüme, Sitzplätze, Mikrofone und gekühlte Lebensmittel müssen separat geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Schüler für Rollen einteilen
3 Personen
5
Musik und Texte auswählen
2 Personen
6
Probenplan erstellen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Eintrittskarten bereitlegen
2 Personen
14
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
15
Parkinformationen teilen
16
Letzte Probe durchführen
8 Personen
17
Texte und Musik überprüfen
2 Personen
18
Kostüme anprobieren
4 Personen
19
Kostüme beschriften
3 Personen
20
Dekorteile herstellen
5 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
24
Frische Produkte kühlen
2 Personen
25
Kostüme bereitlegen
3 Personen
26
Texte ausdrucken
2 Personen
27
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
28
Raum kontrollieren
2 Personen
29
Saal lüften
2 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
5 Personen
32
Fluchtwege freihalten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
35
Lichter aufhängen
3 Personen
36
Dekor aufbauen
5 Personen
37
Hintergrund befestigen
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Musikwiedergabe testen
2 Personen
41
Beleuchtung testen
2 Personen
42
Cateringtisch einrichten
3 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
44
Snacks bereitstellen
4 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Empfangstheke einrichten
2 Personen
47
Programme bereitlegen
2 Personen
48
Kostümraum einrichten
3 Personen

Event

49
Künstler empfangen
3 Personen
50
Publikum begrüßen
4 Personen
51
Zugangskarten kontrollieren
3 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Garderobe besetzen
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
58
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
59
Vorstellung präsentieren
2 Personen
60
Dekowechsel durchführen
4 Personen
61
Musik und Mikrofone bedienen
2 Personen
62
Pause organisieren
4 Personen
63
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
64
Fundsachen sammeln
65
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Deko abbauen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
4 Personen
69
Weihnachtsbaum wegräumen
3 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Catering aufräumen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Saal reinigen
4 Personen
75
Toiletten kontrollieren
2 Personen
76
Kostüme einsammeln
3 Personen
77
Kostüme waschen
2 Personen
78
Kostüme verstauen
2 Personen
79
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
81
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 190
KleiderständerAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TortenplattenAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KuchenzangenAnz. 4

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
Krippe
DekosterneAnz. 20
HintergrundtuchAnz. 2
WeihnachtstischläuferAnz. 8
PräsentationsboardAnz. 2
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Audiomischpult
Musikplayer
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
DosenöffnerAnz. 2
KühlelementeAnz. 12
TablettsAnz. 6
VorratsboxenAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Rollen verteilst. Plane neben den Auftritten auch Umbaupausen und einen Zeitpuffer von mindestens 15 Minuten ein, damit sich Verzögerungen nicht bis zum Schluss durchziehen.
Beginne mit den Einladungen und Anmeldungen, sobald Termin, Raum und Programm stehen. Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor der Aufführung, damit Zuschaueraufteilung, Eintrittskarten und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeitet werden können.
Setze die letzte vollständige Probe 2 bis 3 Tage vor die Vorstellung. Prüfe dabei Texte, Musik, Funkmikrofone, Lautsprecher und Audiomischpult gemeinsam und nicht erst kurz vor dem Einlass.
Ordne Kostüme sofort einer Person zu und beschrifte sie. Lege alle Kostüme am Vortag gesammelt bereit; so fehlen am Veranstaltungstag keine Einzelteile und die Kinder müssen nicht suchen.
Trenne haltbare und frische Einkäufe nach dem Einkauf. Lagere haltbare Lebensmittel direkt, kühle frische Produkte und stelle Tassen, Gläser, Besteck, Servierschalen sowie Kuchenzangen vor dem Einlass an ihren festen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Raum, Termin und Programm. Für Rollenverteilung, Probenplan, Einladungen und Anmeldungen bleiben dann noch mindestens 6 Wochen.
Wie viele Proben braucht eine Weihnachtsvorstellung?: Plane mindestens 4 bis 6 Proben ein, abhängig von der Länge und dem Alter der Mitwirkenden. Die letzte vollständige Probe sollte 2 bis 3 Tage vor der Aufführung stattfinden.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsvorstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Raum und Programm feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Beende die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Vorstellung.
Was muss man am Tag vor der Weihnachtsvorstellung vorbereiten?: Lege Kostüme bereit, beschrifte Sitz- und Empfangsbereiche und prüfe Dekoration sowie Technik. Frische Lebensmittel sollten gekühlt und haltbare Lebensmittel vollständig verstaut sein; eine Abschlusskontrolle dauert meist 60 bis 90 Minuten.

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