Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste stappen naar de uitvoering toe. Verzamel dieetwensen voordat je het menu en de hoeveelheden vastlegt, en bevestig reserveringen op tijd. Regel houdbare boodschappen eerst; gekoelde dranken en warme gerechten komen pas vlak voor de viering aan bod. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte, tafels en garderobe in, daarna het buffet, de koffie en thee en de decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Reserveringen bevestigen
6
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Houdbare voorraad klaarzetten
10
Dranken koud zetten
2 personen
11
Servies en glaswerk controleren
2 personen
12
Naamkaartjes schrijven
13
Muziek afspeellijst maken
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Ruimte schoonmaken
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffettafels inrichten
2 personen
20
Kerstboom en decoratie plaatsen
3 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Garderobe inrichten
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Buffetgerechten opwarmen
3 personen
26
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet openen
2 personen
33
Buffet serveren
4 personen
34
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
35
Dessert en koffie serveren
3 personen
36
Kerstactiviteit begeleiden
2 personen
37
Laatste ronde verzorgen
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Decoratie veilig verwijderen
2 personen
44
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
45
Overgebleven eten verdelen
2 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Afvalcontainers terugzetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Garderoberek
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Bluetoothspeaker

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 6
Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Led-kaarsenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Gebruik die definitieve lijst voor naamkaartjes, tafelindeling en de berekening van borden, glazen en bestek.
Controleer het menu aan de hand van het aantal gasten en maak daarna pas de boodschappenlijst definitief. Zet houdbare voorraad eerder klaar en plan gekoelde dranken zo dat ze minstens enkele uren kunnen koelen.
Maak de ruimte op de dag zelf eerst schoon en ventileer haar voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd een aparte buffettafel vrij voor serveerschalen, opscheplepels en warmhoudbakken.
Leg per koffiestation een koffiezetapparaat of waterkoker, thermoskannen, kopjes en lepels klaar. Controleer vooraf of stekkerdozen en verlengsnoeren lang genoeg zijn en geen looproutes blokkeren.
Plan het opwarmen van buffetgerechten vlak voor het eten en zet hapjes eerder klaar. Hang verlichting en slingers pas nadat de tafels staan, zodat decoratie niet in de weg zit bij het inrichten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstviering versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk twee weken voor de viering, zodat je reserveringen en hoeveelheden kunt vastleggen.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een kerstviering?: Reken per gast op minimaal één dinerbord, dessertbord, waterglas, wijnglas, kopje, mes, vork en lepel. Leg voor een groep van 20 personen bovendien twee tot vier extra exemplaren per soort klaar voor breuk of vervuiling.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het kerstmenu verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze nogmaals zodra de definitieve gastenlijst klaar is. Doe dat uiterlijk twee weken vooraf, zodat je alternatieve gerechten en hoeveelheden kunt regelen.
Wanneer richt ik het buffet en de kerstdecoratie in?: Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst op hun plaats en richt daarna het buffet in. Plan de decoratie en verlichting ongeveer twee tot drie uur voor ontvangst, zodat er nog tijd is voor koffie, hapjes en het opwarmen van gerechten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.