Kerstviering organiseren: een praktische checklist

Een kerstviering organiseren lukt het best als je terugwerkt vanaf de datum. Leg eerst locatie, programma en deelnemers vast; daarna regel je dieetwensen, reserveringen en boodschappen. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, versieren, cadeaus en een duidelijke taakverdeling. Deze checklist helpt je niets te vergeten, van naamstickers en menukaarten tot een bereikbare EHBO-koffer en vrije vluchtroutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan deelnemers sturen
Deelnemerslijst afdrukken
Dieetoverzicht afdrukken
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Kerstversiering sorteren
2 personen
Muziek en afspeellijst klaarzetten
Kerstquiz samenstellen
2 personen
Spellen en activiteiten kiezen
2 personen
Kerstknutselwerk voorbereiden
3 personen
Cadeaus controleren
2 personen
Cadeaus inpakken
3 personen
Naamstickers voorbereiden
Menukaarten afdrukken
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
EHBO-koffer controleren
Brandblusser bereikbaar maken
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Ruimte vooraf schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtjes ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Quizmateriaal klaarleggen
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Naamstickers klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Diner voorbereiden
5 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Toiletten controleren
Ingang feestelijk aankleden
2 personen
Ontvangstteam klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Kerstknutselactiviteit begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kerstquiz begeleiden
2 personen
Quizantwoorden nakijken
2 personen
Winnaars bekendmaken
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Kerstliederen begeleiden
2 personen
Kerstverhaal voordragen
Cadeaus uitdelen
3 personen
Dessert en koffie serveren
4 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Kerstboom opruimen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomtopper
Guirlandesaantal 6
Kerstkransenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Kerstservettenaantal 80
Naamstickersaantal 70
Cadeaupapieraantal 6
Lintaantal 4
Kersttafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Projectiescherm
Beamer

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Kerstquizformulierenaantal 60
Pennenaantal 60
Knutselmattenaantal 6
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Kleurpotlodenaantal 10
Knutselpapieraantal 10
Kerststickersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag dieetwensen direct mee. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering, zodat je aantallen en speciale maaltijden nog kunt controleren.
Werk met een programma waarin ontvangst, eten, quiz, spel en cadeaumoment een eigen tijdsblok krijgen. Plan 15 minuten speling; uitloop ontstaat vaak bij binnenkomst en het serveren.
Controleer servies en meubilair op basis van het maximale aantal deelnemers. Tel borden, kommen, glazen en bestek apart en regel buffettafels, kapstokken en extra zitplaatsen voordat de boodschappen komen.
Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder en zet houdbare boodschappen eerder klaar. Bewaar het dieetoverzicht en de deelnemerslijst geprint op een vaste plek bij de organisatie.
Maak de ruimte veilig voordat je de kerstsfeer opbouwt: controleer de EHBO-koffer, houd de brandblusser bereikbaar en maak vluchtroutes vrij. Test ledlichtslingers en verlengsnoeren vóór het versieren en verdeel de vrijwilligers over ontvangst, buffet en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstviering organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de viering, zodat reserveringen en inkopen kloppen.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een kerstviering?: Stuur de herinnering 7 dagen vooraf en vermeld beginuur, locatie, programma en eventuele dieetbevestiging. Verwerk wijzigingen daarna meteen in de deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstviering klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, servies, decoratie, muziek en activiteiten. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een veiligheidscontrole en een laatste programmacheck.
Wanneer doe je boodschappen voor een kerstviering?: Haal houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en verse producten op de dag zelf of 1 dag eerder. Controleer de boodschappenlijst eerst aan de hand van het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.