Checklist pour organiser une célébration de Noël

Cette checklist vous aide à préparer une célébration de Noël sans attendre la dernière semaine pour régler les détails. Commencez par la date, le lieu et les inscriptions, puis verrouillez les besoins alimentaires, le programme et les réservations. La dernière semaine sert surtout aux achats, aux cadeaux, à la décoration et aux impressions. Le jour même, gardez une personne responsable de l’accueil, du buffet et de la sécurité plutôt que de tout gérer seul.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux participants
Imprimer la liste des participants
Imprimer l’aperçu du régime
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer la musique et la playlist
Composer le quiz de Noël
2 personnes
Choisir les jeux et les activités
2 personnes
Préparer l’activité manuelle de Noël
3 personnes
Vérifier les cadeaux
2 personnes
Emballer les cadeaux
3 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer les menus
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Rendre l'extincteur accessible
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Nettoyer la salle à l’avance
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accrocher les lumières
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Préparer le matériel du quiz
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le dîner
5 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Vérifier les toilettes
Décorer l’entrée de façon festive
2 personnes
Préparer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer une activité de bricolage de Noël
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le quiz de Noël
2 personnes
Corriger les réponses du quiz
2 personnes
Annonce des gagnants
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Accompagner les chants de Noël
2 personnes
Raconter l’histoire de Noël
Distribuer les cadeaux
3 personnes
Servir le dessert et le café
4 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le sapin de Noël
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Pointe de sapin de Noël
Guirlandesqté 6
Couronnes de Noëlqté 3
Chemins de tableqté 8
Serviettes de Noëlqté 80
Étiquettes nominativesqté 70
Papier cadeauqté 6
Rubanqté 4
Décoration de table de Noëlqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Bougies LEDqté 24
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plats à gratinqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Matériel de sport

Fiches du quiz de Noëlqté 60
Stylosqté 60
Tapis de bricolageqté 6
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Crayons de couleurqté 10
Papier de bricolageqté 10
Autocollants de Noëlqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription clairement indiquée. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les allergies, régimes et besoins alimentaires dès l’inscription. Imprimez un aperçu actualisé des régimes avant les achats et gardez-le près du buffet pour éviter les erreurs de service.
Finalisez le programme environ 10 jours avant la fête : prévoyez l’accueil, le repas, le quiz de Noël, les jeux et l’activité manuelle. Une activité principale de 20 à 30 minutes suffit généralement entre deux temps du repas.
Vérifiez les cadeaux et emballez-les au moins 3 jours avant la célébration. Préparez les étiquettes nominatives en même temps : les cadeaux non identifiés sont souvent le détail qui ralentit la distribution.
Le jour J, installez les tables, les chaises, le buffet et les porte-manteaux avant l’arrivée des invités. Testez les guirlandes LED et les rallonges, puis laissez l’extincteur accessible et les voies d’évacuation dégagées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Noël ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 2 semaines avant l’événement. Vous pourrez ensuite confirmer les réservations et ajuster les quantités de repas.
Quand faire les courses pour une fête de Noël ?: Achetez les produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis récupérez les produits frais la veille ou le jour même. Vérifiez la liste des courses après avoir compté les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle, la décoration et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si les cadeaux, le quiz ou l’activité manuelle doivent aussi être disposés.
Quand préparer les cadeaux et les étiquettes nominatives ?: Emballez les cadeaux 3 jours avant la célébration au plus tard, puis vérifiez chaque nom avec la liste des participants. Gardez les cadeaux regroupés dans un endroit réservé jusqu’au début de la distribution.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.