Checklist para organizar tu celebración de Navidad

Organizar una celebración de Navidad requiere coordinar invitados, comida, regalos y actividades en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después cierra el programa, las inscripciones y las necesidades dietéticas. Durante la última semana, confirma las reservas, revisa la compra y prepara la decoración, la música y los regalos. El día del evento, asigna responsables y comprueba también las rutas de evacuación, el botiquín y el extintor.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar un recordatorio a los participantes
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el resumen de dietas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Clasificar la decoración navideña
2 personas
Dejar lista la música y la lista de reproducción
Preparar el concurso navideño
2 personas
Elegir juegos y actividades
2 personas
Preparar manualidades navideñas
3 personas
Comprobar los regalos
2 personas
Empaquetar los regalos
3 personas
Preparar etiquetas con nombres
Imprimir menús
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Comprobar el botiquín
Dejar el extintor accesible
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Limpiar el espacio con antelación
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la música
Montar mesas de manualidades
3 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Preparar las etiquetas con nombres
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la cena
5 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Comprobar los baños
Decorar la entrada festivamente
2 personas
Preparar el equipo de recepción
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar la bienvenida
Dirigir la actividad de manualidades navideñas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el quiz navideño
2 personas
Revisar las respuestas del quiz
2 personas
Anunciar a los ganadores
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir la cena
5 personas
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Acompañar villancicos
2 personas
Recitar el relato de Navidad
Repartir los regalos
3 personas
Servir el postre y el café
4 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger el árbol de Navidad
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Vasoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharillascant. 60
Cucharonescant. 12
Jarras para servircant. 6

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Adorno para la punta del árbol de Navidad
Guirnaldascant. 6
Coronas navideñascant. 3
Manteles runnerscant. 8
Servilletas navideñascant. 80
Pegatinas con nombrecant. 70
Papel de regalocant. 6
Cintacant. 4
Decoración navideña para la mesacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 24
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Portátil
Pantalla de proyección
Proyector

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Material deportivo

Cuestionarios de Navidadcant. 60
Bolígrafoscant. 60
Tapetes de manualidadescant. 6
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Lápices de colorescant. 10
Papel para manualidadescant. 10
Pegatinas navideñascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de enviar las invitaciones. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes y deja preparada una lista actualizada de participantes.
Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y vuelve a revisarlas antes de comprar. Imprime un resumen separado para evitar que una restricción quede solo en un mensaje o correo.
Haz la compra principal con 3 o 4 días de margen y recoge los productos frescos el día anterior. Así puedes comprobar cantidades y sustituir lo que falte sin improvisar durante la celebración.
Prepara los regalos, las etiquetas con nombres y el papel de regalo al menos 2 días antes. En una celebración con muchas personas, separar los paquetes por destinatario evita búsquedas y entregas equivocadas.
Monta la decoración y prueba la música con tiempo, pero deja libres las rutas de evacuación y el acceso al extintor. Comprueba también que los cables alargadores no crucen las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, crear el programa y enviar las invitaciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, dietas, compras, regalos y voluntarios.
¿Cuándo debo enviar el recordatorio de la celebración de Navidad?: Envíalo entre 3 y 5 días antes del evento. Incluye la hora, el lugar, cualquier cambio del programa y una petición final para comunicar ausencias o necesidades dietéticas.
¿Cuándo hacer la compra para una celebración de Navidad?: Haz la compra de productos no perecederos entre 3 y 4 días antes y recoge los productos frescos el día anterior. Revisa la lista después de imprimir el resumen de dietas y antes de salir a comprar.
¿Qué debo preparar el día anterior a la celebración de Navidad?: Deja listos los regalos, la decoración, la música, las actividades y la distribución de voluntarios. También conviene imprimir la lista de participantes y el resumen de dietas, y confirmar las reservas.

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