Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier steht und fällt mit guter Vorbereitung: Erst werden Termin und Ort festgelegt, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und das Programm. Plane früh genug, damit Ernährungswünsche, Reservierungen und Geschenke nicht in den letzten Tagen untergehen. Kurz vor der Feier zählen ausgedruckte Teilnehmer- und Diätlisten, frische Einkäufe und eine klare Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Teilnehmer senden
Teilnehmerliste ausdrucken
Diätübersicht ausdrucken
Reservierungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Musik und Playlist vorbereiten
Weihnachtsquiz zusammenstellen
2 Personen
Spiele und Aktivitäten auswählen
2 Personen
Weihnachtsbasteln vorbereiten
3 Personen
Geschenke prüfen
2 Personen
Geschenke einpacken
3 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
Menükarten drucken
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
Feuerlöscher zugänglich machen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Raum im Voraus reinigen
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
2 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichter aufhängen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik testen
Basteltische einrichten
3 Personen
Quizmaterial bereitlegen
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Namensaufkleber bereitlegen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Eingang festlich dekorieren
2 Personen
Empfangsteam bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Weihnachtsbastelaktivität begleiten
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
Quizantworten überprüfen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Geschirr einsammeln
3 Personen
Weihnachtslieder begleiten
2 Personen
Weihnachtsgeschichte vortragen
Geschenke austeilen
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Weihnachtsbaum wegräumen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
GläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
Weihnachtsbaumspitze
GirlandenAnz. 6
WeihnachtskränzeAnz. 3
TischläuferAnz. 8
WeihnachtsserviettenAnz. 80
NamensaufkleberAnz. 70
GeschenkpapierAnz. 6
BandAnz. 4
WeihnachtstischdekorationAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
Laptop
Projektionsleinwand
Beamer

Küche

KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sportmaterial

Weihnachtsquiz-FormulareAnz. 60
StifteAnz. 60
BastelmattenAnz. 6
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
BuntstifteAnz. 10
BastelpapierAnz. 10
WeihnachtsaufkleberAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Rückmeldungen und eine bestätigte Reservierung.
Setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Feier. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch vegetarische, vegane, allergische und andere Ernährungswünsche.
Bestätige eine Woche vorher die Reservierung und prüfe den Zeitplan. Drucke Teilnehmerliste und Diätübersicht zusätzlich am Vortag aus, statt dich nur auf digitale Informationen zu verlassen.
Kümmere dich 1 bis 2 Tage vorher um frische Produkte, Dekoration und Geschenke. Geschenke sollten spätestens am Vorabend geprüft, verpackt und mit Namensaufklebern versehen sein.
Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten und einem Zeitpuffer von mindestens 60 Minuten. Prüfe Erste-Hilfe-Koffer und Feuerlöscher und halte Fluchtwege frei, bevor Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung zur Weihnachtsfeier geschlossen werden?: Setze die Anmeldefrist ungefähr 3 Wochen vor dem Termin. So kannst du Speisen, Sitzplätze, Namensaufkleber und das Programm zuverlässig vorbereiten.
Was muss man für eine Weihnachtsfeier am Vortag erledigen?: Am Vortag solltest du Teilnehmer- und Diätübersicht ausdrucken, Geschenke einpacken, Dekoration sortieren und Musik sowie Aktivitäten bereitlegen. Frische Produkte holst du je nach Haltbarkeit am Vortag oder am Veranstaltungstag ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Beleuchtung und Technik ein. Bei vielen Helfern kann der Aufbau schneller gehen, trotzdem sollte ein Puffer von 30 Minuten bleiben.

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