Kerstviering organiseren: een praktische checklist

Een kerstviering vraagt om meer dan een menu en kerstversiering. Je regelt eerst datum, locatie en programma, daarna deelnemers, dieetwensen, catering en muziek. In de laatste week controleer je servies, warmhoudbakken, koffieapparaten, tafels en stoelen. Plan ook tijd voor het sorteren van cadeautjes, het printen van het draaiboek en het gekoeld opslaan van dranken. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een viering zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Kerstliederen selecteren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringmenu vaststellen
3 personen
Kerstman of spreker vastleggen
Benodigdheden controleren
2 personen
Extra materialen regelen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Draaiboek printen
Aanmeldingen bevestigen
Dieetlijst doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Tafeldecoratie maken
3 personen
Cadeautjes sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Kaarsen en lichtjes plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep en hoofdgerecht opwarmen
3 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Welkomstteam briefen
3 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kersttoespraak verzorgen
Kerstliederen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet begeleiden
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Kerstmanprogramma begeleiden
3 personen
Cadeautjes uitdelen
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Eten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Kerstboom opruimen
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 5
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 5
Ovenbakplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Keukenborstelsaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Tafellopersaantal 8
Kerststukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 75
Cadeautasjesaantal 70
Cadeaulintaantal 4
Kerststerrenaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-kaarsenaantal 30
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Wasmandenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer meteen voldoende tafels, stoelen, kapstokken, buffettafels en afvalbakken voor het verwachte aantal gasten.
Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de viering. Zo heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, aanmeldingen te bevestigen en de tafelschikking te maken.
Controleer de catering minimaal 7 dagen vooraf aan de hand van het aantal gasten en de dieetlijst. Tel niet alleen dinerborden en bestek, maar ook soepkommen, dessertborden, glazen, serveerschalen en opscheplepels.
Maak het muziekprogramma en de kerstliederen uiterlijk 1 week vooraf. Leg ook vast wanneer de kerstman of spreker optreedt en deel vrijwilligers in voor ontvangst, buffet, koffie en opruimen.
Doe bederfelijke boodschappen zo laat mogelijk, meestal 1 à 2 dagen vooraf. Was groenten en bereid desserts op tijd, zet dranken gekoeld weg en print het draaiboek, de dieetlijst en de taakverdeling voor de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstviering organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de viering en verzamel dieetwensen tot uiterlijk 10 dagen vooraf.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een kerstviering?: Reken per aangemelde gast op 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 soepkom, 1 waterglas en eventueel 1 wijnglas. Leg daarnaast 5 tot 10 procent extra servies en bestek klaar voor breuk, morsen en onverwachte gasten.
Wanneer moet ik de tafelschikking voor een kerstviering maken?: Maak de eerste tafelschikking zodra de aanmeldingen sluiten, ongeveer 10 dagen vooraf. Werk haar uiterlijk 2 dagen voor de viering bij met afmeldingen, dieetwensen en eventuele rolstoelplaatsen.
Wanneer doe ik boodschappen voor een kerstviering?: Controleer de boodschappenlijst 7 dagen vooraf en koop houdbare producten dan al. Koop verse groenten en andere bederfelijke producten 1 à 2 dagen vooraf en koel dranken uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.