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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier steht und fällt mit dem richtigen Vorlauf. Lege zuerst Termin und Ort fest, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Programm, Musik, Catering, Tischordnung und Material. Plane außerdem genug Zeit für Einkauf, Kühlung, Vorbereitung und das Sortieren der Geschenke ein. Die Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 55 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Weihnachtslieder auswählen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Cateringmenü festlegen

    3 Personen

  • Weihnachtsmann oder Redner festlegen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Zusätzliches Material organisieren

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Anmeldungen bestätigen

  • Diätliste weitergeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Tischdekoration gestalten

    3 Personen

  • Geschenke sortieren

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Kerzen und Lichter aufstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Suppe und Hauptgericht aufwärmen

    3 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Begrüßungsteam einweisen

    3 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Weihnachtsansprache halten

  • Weihnachtslieder begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet betreuen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Weihnachtsmannprogramm begleiten

    3 Personen

  • Geschenke verteilen

    3 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen sicher verstauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum wegräumen

    2 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • SuppenschalenAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 75
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 75
  • KaffeelöffelAnz. 75
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 5
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 6
  • PfannenAnz. 5
  • OfenbackblecheAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KüchenbürstenAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 3

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • TischläuferAnz. 8
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 75
  • GeschenktütenAnz. 70
  • GeschenkbandAnz. 4
  • WeihnachtssterneAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-KerzenAnz. 30
  • LaternenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6
  • WäschekörbeAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vor der Feier und setze eine klare Anmeldefrist. So kannst du Tischordnung, Cateringmenü und Diätliste rechtzeitig festlegen.
  • Prüfe die Getränkemenge nicht erst beim Einkauf: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser in Wasserkannen ein.
  • Kläre das Material spätestens 7 Tage vorher. Neben Tischen und Stühlen werden oft Servierlöffel, Warmhaltebehälter, Kaffeetassen, Thermoskannen und Abfallbehälter vergessen.
  • Drucke den Ablaufplan und die Tischordnung vor dem Veranstaltungstag aus. Teile freiwillige Helfer für Empfang, Buffet, Musik und das spätere Aufräumen mit festen Uhrzeiten ein.
  • Bereite Gemüse, Desserts und Tischdekoration am Vortag vor. Getränke sollten am Veranstaltungstag früh genug gekühlt werden, damit nicht kurz vor Beginn Kühlboxen nachgefüllt werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldefrist für die Weihnachtsfeier enden?
Setze die Frist etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Dann bleiben noch mehrere Tage für Cateringmenü, Diätliste, Tischordnung und die Bestätigung der Anmeldungen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Weihnachtsfeier?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person. Ergänze Wasser und rechne für die gesamte Feier je nach Dauer mit etwa 4 bis 6 Getränken pro Person.
Was muss man für ein Weihnachtsfeier-Buffet vorbereiten?
Prüfe mindestens 7 Tage vorher Warmhaltebehälter, Servierschalen, Servierzangen und Servierlöffel. Gemüse und Desserts kannst du am Vortag vorbereiten; die Getränke sollten am selben Tag gekühlt bereitstehen.

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