Kerstviering organiseren: checklist van planning tot opruimen
Een kerstviering loopt soepel als je eerst de basis vastlegt en pas daarna eten, versiering en techniek regelt. Bevestig datum en locatie, stel het programma samen en werk met een definitieve gastenlijst. Verzamel dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden bepaalt. Plan op de dag zelf tijd voor tafels, buffet, kerstverlichting, geluidsapparatuur en koffie en thee; juist die laatste controles worden vaak te laat gedaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen definitief maken
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Muziek afspeellijst maken
Kerstverhaal voorbereiden
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Informatietafel inrichten
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Kerstprogramma begeleiden
2 personen
Buffet uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Kerstspel begeleiden
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Nazorg
Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 50
- Besteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 60
- Slingersaantal 10
- Kerstkransenaantal 3
- Tafellopersaantal 8
- Kerstservettenhoudersaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledkaarsenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de aanmeldingen uiterlijk één week voor de kerstviering definitief. Gebruik dat aantal voor catering, stoelen, servies, glazen en bestek; zo voorkom je tekorten door late wijzigingen.
- Plan het programma vóór je muziek en spelmaterialen klaarzet. Reserveer vaste momenten voor het kerstverhaal, eten en eventuele spellen, zodat de afspeellijst en microfoon niet tijdens het programma hoeven te worden aangepast.
- Zet dranken enkele uren vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag. Houd serveerschalen met deksel, koelboxen en opscheplepels apart klaar, zodat het buffet niet stilvalt tijdens het uitserveren.
- Test luidsprekers, microfoons, verlengsnoeren en stroompunten minstens 60 minuten voor ontvangst. Controleer daarna ook of de verlichting veilig ligt en of tafels, stoelen en buffettafels de looproute niet blokkeren.
- Richt de informatie- en koffietafel in voordat gasten binnenkomen. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en controleer tegelijk dinerborden, dessertborden, kopjes, glazen en servettenhouders.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstviering versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding binnen 2 weken, zodat je dieetwensen en catering op tijd kunt verwerken.
- Wanneer moet de gastenlijst voor een kerstviering definitief zijn?
- Maak de lijst uiterlijk 7 dagen voor de viering definitief. Gebruik daarna het eindtotaal voor eten, drinken, stoelen, tafels en servies.
- Hoe lang van tevoren moet ik de locatie klaarmaken voor een kerstviering?
- Begin minimaal 3 uur voor aanvang met tafels opstellen, stoelen plaatsen en versiering ophangen. Reserveer de laatste 60 minuten voor buffet, dranken, verlichting en een test van geluid en microfoons.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstviering?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water, koffie en thee apart mee en baseer de totale hoeveelheid op de definitieve gastenlijst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!