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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier läuft entspannt ab, wenn Zusagen, Essenswünsche und Raumplanung früh feststehen. Beginne mit Datum und Ort, verschicke die Einladungen und schließe die Anmeldung erst ab, bevor du Catering und Sitzplätze endgültig planst. In den letzten Tagen kommen Einkauf, Dekoration und Technik dazu. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan für Tische, Buffet, Getränke, Beleuchtung und Programm.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen finalisieren

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Weihnachtsgeschichte vorbereiten

  • Spielmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Weihnachtsprogramm betreuen

    2 Personen

  • Buffet ausgeben

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Weihnachtsspiel begleiten

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • GirlandenAnz. 10
  • WeihnachtskränzeAnz. 3
  • TischläuferAnz. 8
  • WeihnachtsserviettenhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 30

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze ein klares Datum für Rückmeldungen. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die Cateringmengen rechtzeitig festlegen.
  • Finalisiere die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vor der Feier. Erst dann lassen sich Dinner-Teller, Gläser, Besteck, Stühle und Buffetplätze passend zur Personenzahl vorbereiten.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Vorlauf. Tische und Stühle stehen zuerst, danach folgen Tischdecken, Geschirr, Weihnachtsbaum, Girlanden und LED-Lichterketten.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Eine vorbereitete Weihnachtsgeschichte, Playlist und Spielmaterial verhindern, dass während des Programms gesucht werden muss.
  • Stelle Getränke am Tag der Feier mindestens 3 Stunden vorher kalt und bereite Kaffee, Tee sowie Snacks vor. Prüfe außerdem Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du genügend Rückmeldungen für Catering und Raumplanung erhältst.
Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vor der Weihnachtsfeier ab. Berücksichtige dabei auch Ernährungswünsche, damit Mengen und passende Speisen nicht erst am Veranstaltungstag geklärt werden müssen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Für Dekoration, Beleuchtung, Buffet und Technik sind zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest sinnvoll.
Wann sollte man Getränke für die Weihnachtsfeier kalt stellen?
Stelle die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn kalt. Wenn nur wenige Kühlmöglichkeiten vorhanden sind, nutze Kühlboxen und fülle sie rechtzeitig mit Eis oder Kühlelementen.

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