Zo organiseer je een kerstnachtdienst

Een kerstnachtdienst organiseren begint niet met de kerstboom, maar met datum, programma en de mensen die de dienst dragen. Leg eerst de voorganger, musici, liederen, liturgie en het kinderprogramma vast. Daarna regel je aanmeldingen, vrijwilligers, techniek en de inrichting van kerkzaal en nevenruimtes. Plan de laatste controle uiterlijk een dag vooraf, zodat microfoons, presentaties, bewegwijzering en het koffie- en theepunt niet op het laatste moment moeten gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Voorganger en musici bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kinderprogramma bevestigen
2 personen
8
Liederen en liturgie afronden
3 personen
9
Reserveringen controleren
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Liturgie en programma printen
2 personen
14
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
15
Kerkzaal en nevenruimtes inspecteren
2 personen
16
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
17
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
18
Kerstboom versieren
3 personen
19
Kerststal plaatsen
2 personen
20
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Presentaties en liedteksten testen
2 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
25
Hapjes en koekjes klaarzetten
2 personen
26
Kinderopvangruimte inrichten
3 personen
27
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
28
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

30
Deuren openen en bezoekers ontvangen
4 personen
31
Programma's uitdelen
3 personen
32
Kinderopvang begeleiden
3 personen
33
Koffie en thee serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Kerstnachtdienst begeleiden
6 personen
36
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
3 personen
38
Apparatuur uitschakelen en opruimen
3 personen
39
Decoratie en meubilair opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
42
Toiletten schoonmaken
2 personen
43
Voorraad en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 10
Kinderstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Theelepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Taartscheppenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Beamscherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstboomversiering
Kerststal
Kerstkransenaantal 4
Groene slingersaantal 8
Tafellopersaantal 10

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 10
Led-kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Schoonmaagemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig voorganger en musici vroeg en rond de liederen en liturgie uiterlijk enkele weken voor de dienst af. Zo kunnen presentaties, liedteksten en geprinte programma’s tegelijk worden gecontroleerd.
Open aanmeldingen zodra datum en programma vaststaan en vraag dieetwensen direct mee. Verwerk de aanmeldingen in één overzicht, zodat je weet hoeveel stoelen, kinderstoelen, koffie, thee en hapjes nodig zijn.
Maak een vrijwilligersindeling met aparte verantwoordelijken voor ontvangst, kinderprogramma, techniek, koffie en opruimen. Plan voor de techniek minimaal 60 minuten vóór aanvang om microfoons, mengpaneel, luidsprekers, laptop, beamer en presentaties te testen.
Richt kerkzaal en nevenruimtes eerst praktisch in en versier daarna met kerstboom, kerststal, kransen en slingers. Controleer ook looproutes, kledingrekken, naamkaartjes, bewegwijzering en vrije doorgangen voordat bezoekers binnenkomen.
Zet koffie, thee, koekjes en hapjes pas klaar nadat de zaalindeling en techniek zijn afgerond, maar wel vóór de eerste gasten arriveren. Gebruik thermoskannen en controleer kopjes, glazen, borden, lepels en serveerbestek op de ochtend van de dienst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstnachtdienst organiseren?: Leg datum, voorganger, musici en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en rond liturgie, kinderprogramma en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de dienst af.
Wanneer test je de techniek voor een kerstnachtdienst?: Doe een volledige test minimaal 60 minuten vóór aanvang en plan bij voorkeur de dag ervoor al een aansluitcontrole. Test draadloze microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers, laptop, beamer, beamscherm, verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig na een kerstnachtdienst?: Reken voor het eerste koffiemoment op ongeveer 2 koppen per volwassene en houd extra water en thee achter de hand. Bepaal de hoeveelheid boodschappen na verwerking van de aanmeldingen en dieetwensen, zodat hapjes en koekjes niet te vroeg opraken.
Wanneer zet je de kerkzaal klaar voor de kerstnachtdienst?: Zet stoelen, tafels en kinderstoelen bij voorkeur de dag ervoor klaar en doe op de dag zelf een laatste controle. Hang decoratie, plaats de kerststal, richt het koffiepunt in en controleer bewegwijzering uiterlijk 2 uur vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.