Heiligabenddienst organisieren: So gelingt die Vorbereitung
Bei einer Heiligabenddienst stehen Liturgie, Musik, Technik und der Empfang der Besucher eng zusammen. Beginne deshalb mit Datum und Programm und kläre früh, wer den Gottesdienst musikalisch und organisatorisch unterstützt. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen für den anschließenden Kaffee- und Snackbereich. In der letzten Woche prüfst du Raum, Sitzplätze, Dekoration und Technik gemeinsam, damit am Veranstaltungstag keine Kabel, Mikrofone oder Ausdrucke fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Pfarrer und Musiker bestätigen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Kinderprogramm bestätigen
2 Personen
- 8
Lieder und Liturgie abschließen
3 Personen
- 9
Reservierungen prüfen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Liturgie und Programm drucken
2 Personen
- 14
Namensschilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
- 15
Kirchensaal und Nebenräume inspizieren
2 Personen
- 16
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 17
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
- 18
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
- 19
Krippe aufstellen
2 Personen
- 20
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 21
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 22
Mikrofone testen
2 Personen
- 23
Präsentationen und Liedtexte testen
2 Personen
- 24
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
- 25
Snacks und Kekse bereitstellen
2 Personen
- 26
Betreuungsraum für Kinder einrichten
3 Personen
- 27
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
- 28
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
- 29
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 30
Türen öffnen und Besucher empfangen
4 Personen
- 31
Programme ausgeben
3 Personen
- 32
Kinderbetreuung begleiten
3 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Heiligabenddienst begleiten
6 Personen
- 36
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geschirr sammeln
3 Personen
- 38
Geräte ausschalten und aufräumen
3 Personen
- 39
Dekoration und Möbel aufräumen
4 Personen
- 40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 41
Saal und Küche reinigen
4 Personen
- 42
Toiletten reinigen
2 Personen
- 43
Vorräte und Fundgegenstände prüfen
2 Personen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- TischeAnz. 10
- KinderhochstühleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- TeelöffelAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- TortenheberAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Beamscherm
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- Weihnachtsbaumdekoration
- Krippe
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- Grüne GirlandenAnz. 8
- TischläuferAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 40
- KerzenständerAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- ReinigungseimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ablauf und Liturgie zuerst fest und bestätige Pfarrer sowie Musiker spätestens sechs Wochen vorher. So bleiben mindestens vier Wochen für Einladungen und Anmeldungen.
- Öffne die Anmeldung etwa vier Wochen vor der Heiligabenddienst und schließe sie drei bis fünf Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, die Kinderzahl und den Bedarf an Kinderhochstühlen.
- Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Schließe Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Beamer spätestens am Vortag an und teste Liedtexte sowie Präsentationen vollständig.
- Teile freiwillige Helfer mit klaren Zeitfenstern ein. Für Aufbau, Einlass, Kaffee- und Teebereich sowie Abbau solltest du jeweils mindestens zwei Personen vorsehen.
- Führe zwei bis drei Tage vorher eine Raumkontrolle durch und prüfe Stühle, Tische, Kleiderständer, Wegweiser und Nebenräume. Drucke Liturgie und Programm spätestens am Vortag und lege sie an einem festen Ausgabeort bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Heiligabenddienst planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Pfarrer und Musikern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldung bereitstehen.
- Wann sollte die Anmeldung für die Heiligabenddienst geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa drei bis fünf Tage vor dem Gottesdienst. So kannst du Sitzplätze, Kinderhochstühle, Snacks und Ernährungswünsche noch rechtzeitig planen.
- Wann muss die Technik für eine Heiligabenddienst getestet werden?
- Baue die Technik spätestens am Vortag auf und teste jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult sowie Laptop, Beamer und Liedtexte. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle 60 bis 90 Minuten vor Beginn.
- Wie viele Helfer braucht man für die Vorbereitung?
- Für einen kleinen bis mittleren Gottesdienst solltest du mindestens sechs bis acht Helfer einteilen. Besetze damit Aufbau, Einlass, Technik, Kaffee- und Teebereich sowie den Abbau; bei mehr als 80 Gästen brauchst du zusätzliche Unterstützung.
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