Checklist voor een goed voorbereide kerstnachtdienst

Een kerstnachtdienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, voorganger en muziek. Je regelt ook de ontvangst, liedbladen, techniek, vrijwilligers, decoratie en een passende afsluiting met koffie of thee. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar de praktische uitvoering op de avond zelf. Met deze checklist zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld en wanneer je ze moet controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kerkzaal reserveren
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Muziek en liederen selecteren
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en liedbladen maken
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Parkeerinformatie verspreiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Muziekinstrumenten controleren
2 personen
Techniek en microfoons testen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Kerstkransen ophangen
2 personen
Kerststal en decor plaatsen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Kaarsen veilig klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Geluid en verlichting instellen
2 personen
Podium en lessenaar klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Briefing kinderbegeleiding geven
2 personen
Deuren en vluchtroutes controleren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Kerstnachtdienst begeleiden
4 personen
Muziek en samenzang begeleiden
5 personen
Kaarsen uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koekjes en hapjes serveren
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Decoratie en kaarsen opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen en opbergen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven spullen retourneren
2 personen
Linnen en servies opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 6
Ontvangsttafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-kaarsenaantal 120
Kandelarenaantal 12

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstkransenaantal 4
Kerststal
Tafellopersaantal 6
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Koffiescheppenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, voorganger en muzikanten uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over om muziek, liederen en het programma op elkaar af te stemmen.
Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen direct. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de dienst uit, zeker als er na afloop iets wordt geserveerd.
Plan een techniekrepetitie van minstens 60 minuten vóór aanvang. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, muziekstandaards, verlengkabels en stekkerdozen met de mensen die ze die avond bedienen.
Maak de kerkzaal 2 tot 3 uur vóór de start gereed. Stel stoelen en ontvangsttafels op, leg programma’s klaar en controleer of kerstboom, kransen, kerststal en verlichting veilig staan.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en stuur parkeerinformatie opnieuw door als dat nodig is. Wijs daarnaast minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst en één persoon voor technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstnachtdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, kerkzaal, voorganger en muzikanten. Reserveer de zaal en bevestig het programma zo vroeg mogelijk, omdat wijzigingen vlak voor Kerst lastig op te vangen zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstnachtdienst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vóór de dienst. Sluit aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen vooraf, zodat je stoelen, programma’s, koffie en eventuele dieetwensen kunt inschatten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkzaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Daarin passen het opstellen van stoelen en tafels, het klaarleggen van liedbladen, het plaatsen van decoratie en het testen van de techniek.
Wanneer test je de techniek voor een kerstnachtdienst?: Doe een volledige test uiterlijk 60 minuten vóór aanvang en controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel en aansluitingen. Laat ook de muzikanten hun instrumenten en muziekstandaards op dat moment controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.