Heiligabenddienst organisieren: die praktische Checkliste
Ein Heiligabenddienst braucht mehr Vorbereitung als nur Lieder und eine Predigt. Raum, Mitwirkende, Technik, Dekoration, Empfang und Informationen für die Gemeinde müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenkommen. Plane Sprecher und Musiker frühzeitig ein und verschicke Einladungen mit Parkhinweisen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Getränke, Sitzplätze, sichere Kerzen und einen vollständigen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Gemeindesaal reservieren
Sprecher bestätigen
Musiker bestätigen
Musik und Lieder auswählen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Liederblätter erstellen
2 Personen
Programme ausdrucken
2 Personen
Freiwillige einteilen
Parkinformationen verteilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Musikinstrumente prüfen
2 Personen
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
Weihnachtskränze aufhängen
2 Personen
Krippe und Dekoration aufstellen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Kerzen sicher aufstellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
Ton und Beleuchtung einstellen
2 Personen
Bühne und Rednerpult bereitstellen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
Briefing zur Kinderbetreuung geben
2 Personen
Türen und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Heiligabenddienst begleiten
4 Personen
Musik und gemeinsames Singen begleiten
5 Personen
Kerzen verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kekse und Snacks servieren
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Dekoration und Kerzen aufräumen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Technik ausschalten und verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Sachen zurückgeben
2 Personen
Leinen und Geschirr verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 6
- EmpfangstischAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- NotenständerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 120
- KerzenständerAnz. 12
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- Krippe
- TischläuferAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
Küche
- Kaffee schöpfenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Bestätige Sprecher und Musiker schriftlich, damit kurzfristige Änderungen nicht erst in der letzten Woche auffallen.
- Reserviere den Gemeindesaal früh und kläre, wann du Zugang zum Raum bekommst. Für Bestuhlung, Dekoration, Krippe, Baum und Technik solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit einplanen.
- Erstelle Programme und Liederblätter spätestens 7 Tage vorher und drucke 10 bis 15 Prozent mehr Exemplare als angemeldete Gäste. So fehlen bei spontanen Besuchern keine Unterlagen.
- Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis zu einem festen Termin, idealerweise 10 bis 14 Tage vor Heiligabend. Prüfe danach die Mengen für Kaffee, Wasser, Geschirr und den Empfang.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel am Aufbautag mit genau den Positionen, die später genutzt werden. Stelle LED-Kerzen und echte Kerzen standsicher auf und lasse freie Wege zu Ausgängen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Heiligabenddienst planen?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Sprecher und Musiker sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich zugesagt haben.
- Wie viele Programme und Liederblätter brauche ich für den Heiligabenddienst?
- Drucke für jede angemeldete Person ein Exemplar und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind das etwa 110 bis 115 Ausdrucke.
- Wann sollte ich die Technik für den Heiligabenddienst testen?
- Führe einen vollständigen Test am Aufbautag und spätestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Notenständer und jedes Verlängerungskabel an seinem tatsächlichen Einsatzort.
- Wie viel Aufbauzeit braucht ein Heiligabenddienst?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Stühle, Empfangstische, Dekoration, Baum, Krippe, Beleuchtung und Technik ein. Bei vielen Helfern kann der Aufbau parallel erfolgen, die Sicherheitskontrolle der Kerzen sollte trotzdem zuletzt stattfinden.
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