Kerstnachtdienst organiseren: checklist en planning
Een kerstnachtdienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een liturgie en kerstversiering. Je regelt tegelijk voorganger en musici, aanmeldingen, kinderopvang, techniek, zaalindeling en koffie met iets lekkers. Begin met datum en programma en werk daarna toe naar een vaste repetitie- en opbouwdag. Controleer in de laatste week vooral microfoons, liedteksten, bewegwijzering, dieetwensen en de beschikbaarheid van vrijwilligers. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste afspraken tot het opruimen na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorganger en musici bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kinderprogramma bevestigen
2 personen
Liederen en liturgie afronden
3 personen
Reserveringen controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Liturgie en programma printen
2 personen
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
Kerkzaal en nevenruimtes inspecteren
2 personen
Stoelen en tafels klaarzetten
4 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Kerststal plaatsen
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties en liedteksten testen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Hapjes en koekjes klaarzetten
2 personen
Kinderopvangruimte inrichten
3 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deuren openen en bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
3 personen
Kinderopvang begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kerstnachtdienst begeleiden
6 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen en opruimen
3 personen
Decoratie en meubilair opruimen
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Tafelsaantal 10
- Kinderstoelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Theelepelsaantal 150
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Taartscheppenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Beamscherm
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstboomversiering
- Kerststal
- Kerstkransenaantal 4
- Groene slingersaantal 8
- Tafellopersaantal 10
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 10
- Led-kaarsenaantal 40
- Kandelaarsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Schoonmaagemmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een aparte technische test vóór de dienst: sluit mengpaneel, luidsprekers, draadloze microfoons, laptop en beamer aan en test alle liedteksten en presentaties volledig. Zo ontdek je niet pas tijdens de kerstnachtdienst een lege accu, verkeerde kabel of onleesbare dia.
- Maak de zaalindeling op basis van het verwachte aantal aanmeldingen en reserveer ruimte voor kinderstoelen, kledingrekken en een koffie- en theepunt. Zet tafels en stoelen uiterlijk tijdens de opbouw klaar, zodat de looproutes en nooduitgangen nog gecontroleerd kunnen worden.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door voordat je boodschappen doet. Zet koffie, thee, koekjes en hapjes op een aparte tafel en gebruik thermoskannen, kopjes, glazen en borden zodat de uitgifte niet tijdens de dienst hoeft te worden opgebouwd.
- Werk met een vrijwilligersrooster met minimaal één aanspreekpunt voor ontvangst, techniek, kinderprogramma en catering. Geef iedereen vóór de dienst een korte taakbriefing en noteer wie na afloop verantwoordelijk is voor opruimen en het terugbrengen van apparatuur.
- Controleer kerstboom, kerststal, kransen, slingers en tafellopers voordat de zaal wordt geopend. Hang decoratie en lichtinstallatie niet op het laatste moment op: controleer kabels, stekkerdozen en verlengkabels tijdens de opbouw en houd doorgangen vrij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstnachtdienst organiseren?
- Leg datum, programma, voorganger en musici bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en rond liturgie, kinderprogramma en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de dienst af.
- Wanneer moet je de techniek van een kerstnachtdienst testen?
- Test geluidsapparatuur, microfoons, beamer, laptop en liedteksten minimaal 7 dagen vooraf. Doe daarnaast op de opbouwdag een volledige test met de daadwerkelijke kabels, presentaties en microfoons.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstnachtdienst?
- Reken naast voorganger en musici op minimaal 1 aanspreekpunt voor ontvangst, 1 voor techniek, 1 voor het kinderprogramma en 2 voor koffie en catering. Bij een grotere bezoekersgroep zijn extra mensen nodig voor zaalbegeleiding en opruimen.
- Wanneer moet je koffie en hapjes voor een kerstnachtdienst regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen voor de dienst. Zet koffie- en theepunt, kopjes, glazen en hapjes tijdens de opbouw klaar, niet pas na afloop van de viering.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!