Checklist para organizar el Servicio de Nochebuena
Organizar un Servicio de Nochebuena requiere coordinar la celebración, la música, el programa infantil y el encuentro posterior. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas y las reservas antes de comprar. Durante la última semana conviene imprimir la liturgia, preparar la señalización y repartir funciones. El día anterior se montan la decoración, las mesas, el café y el equipo de sonido; así puedes dedicar el último ensayo a resolver problemas, no a buscarlos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar al oficiante y a los músicos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa infantil
2 personas
Cerrar los cantos y la liturgia
3 personas
Comprobar las reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir la liturgia y el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres y señalización
2 personas
Inspeccionar la sala de la iglesia y las salas anexas
2 personas
Preparar sillas y mesas
4 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Colocar el belén
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones y letras de canciones
2 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Preparar los aperitivos y las galletas
2 personas
Montar la sala de guardería
3 personas
Revisar y reponer los baños
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
3 personas
Guiar el cuidado infantil
3 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar el oficio de Nochebuena
6 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar y recoger el equipo
3 personas
Recoger la decoración y el mobiliario
4 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material y los objetos perdidos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesascant. 10
- Sillas para niñoscant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cucharillascant. 150
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cucharas para tartascant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Decoración
- Árbol de Navidad
- Adornos de árbol de Navidad
- Belén
- Coronas navideñascant. 4
- Guirnaldas verdescant. 8
- Manteles runnerscant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Velas LEDcant. 40
- Candelabroscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el oficiante y los músicos con al menos 6 semanas de antelación. Envía las invitaciones en cuanto estén confirmados para que las inscripciones empiecen pronto.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes. Con esa cifra puedes ajustar la compra, las mesas, las sillas infantiles y la cantidad de tazas, vasos y platos.
- Haz una prueba completa de sonido y proyección entre 24 y 48 horas antes: micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, portátil, proyector, pantalla, cables y regletas. Comprueba también las letras de las canciones y las presentaciones.
- Asigna voluntarios con nombres y turnos concretos al menos 5 días antes. Incluye responsables para recibir a los asistentes, preparar el café y el té, supervisar el programa infantil y recoger al final.
- Monta la sala y la decoración el día anterior, no justo antes de empezar: mesas, sillas, percheros, árbol, belén, coronas y guirnaldas. Deja preparados los aperitivos y las galletas, y reserva el último control para revisar accesos, salas anexas y señalización.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Servicio de Nochebuena?
- Empieza unas 6 semanas antes para fijar la fecha, confirmar al oficiante y a los músicos y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, la compra y la asignación de voluntarios durante la última semana.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de Nochebuena?
- Ciérralas aproximadamente 7 días antes del servicio. Ese plazo permite recoger las preferencias dietéticas, comprobar las reservas y calcular las sillas, las mesas, la comida y la vajilla.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una primera prueba entre 24 y 48 horas antes y una comprobación breve el mismo día. Prueba cada micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, el proyector, la pantalla y todos los cables.
- ¿Qué se puede preparar el día anterior para la Nochebuena?
- El día anterior puedes montar las sillas y mesas, colocar el árbol y el belén, instalar la iluminación, preparar la señalización y dejar listo el punto de café y té. También puedes organizar los aperitivos y las galletas para que solo necesiten servirse.
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