Kerstmarkt met vuurwerk organiseren: checklist

Een kerstmarkt met vuurwerk vraagt om twee planningen die op elkaar aansluiten: de markt overdag en het vuurwerk op een vast moment. Begin met vergunningen, het vuurwerkplan en de locatie voordat je deelnemers, kramen en catering vastlegt. Werk daarna toe naar aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en leveringen. Op de dag zelf draait alles om veilige stroom, duidelijke routes, een gemarkeerde vuurwerkzone en een opbouwvolgorde waarbij tenten, kramen, tafels en apparatuur elkaar niet in de weg staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen en meldingen controleren
Vuurwerkplan laten goedkeuren
Vuurwerkleverancier reserveren
Locatie en stroompunten reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Marktdeelnemers bevestigen
Kramen en tenten reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Route en plattegrond afdrukken
Leveringen bevestigen
Vuurwerkveiligheidszone markeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassalade en betaalborden klaarzetten
2 personen
Weersbescherming voor apparatuur klaarleggen
2 personen
Marktkramen lossen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamindeling uitzetten
2 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Veiligheidshekken plaatsen
4 personen
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
Brandblussers plaatsen
2 personen
EHBO-koffer plaatsen
Toegangs- en waarschuwingsborden plaatsen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Warme drank voorbereiden
3 personen
Soep en snacks voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Vuurwerkopstelling controleren
2 personen

Event

Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerstmuziek afspelen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Glühwein serveren
2 personen
Hapjes en snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Kramen bevoorraden
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Vuurwerkveiligheidszone ontruimen
6 personen
Vuurwerkinstructies omroepen
Vuurwerk afsteken
2 personen
Veiligheidszone bewaken
6 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Vuurwerkresten veilig verzamelen
3 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kerstboomstandaardsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Mokkenaantal 120
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Haspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Waterdichte kabelgotenaantal 12
Bluetoothspeakeraantal 2

Keuken

Kookplatenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Kerstlichtslingersaantal 12
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 6
Kerstvlaggenaantal 20
Kerstbomenaantal 3
Tafelkledenaantal 18
Kerstfigurenaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

Veiligheidshekkenaantal 30
Afzetlintenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 10
Brandblussersaantal 6
Blusdekensaantal 4
Zandemmersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Vuurwerkpakketten
Vuurwerkontstekers
Vuurwerkafscherming

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Handschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en meldingen minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Laat het vuurwerkplan goedkeuren voordat je de vuurwerkleverancier definitief reserveert; pas daarna kun je de veiligheidszone en publieksroute vastleggen.
Plan stroom per onderdeel in plaats van alles op één stekkerdoos aan te sluiten. Houd aparte aansluitingen voor koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en verlichting, en leg verlengkabels, haspels en waterdichte kabelgoten klaar vóór de opbouw.
Bevestig marktdeelnemers en catering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer verse producten op de leverdag, zodat soep, warme dranken en hapjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Maak de vuurwerkveiligheidszone zichtbaar voordat bezoekers arriveren en wijs minstens twee vrijwilligers aan voor toezicht en publieksbegeleiding. Hang de route en plattegrond op bij de ingang en houd een alternatief klaar als wind of regen de opstelling beïnvloedt.
Werk op de dag zelf van groot naar klein: eerst marktkramen en partytenten lossen en opbouwen, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens betaalpunten, catering en dranken inrichten. Controleer minstens 2 uur voor opening de weersbescherming van apparatuur, koeling, kabels en voorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met vuurwerk organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, meldingen en het vuurwerkplan. Reserveer daarna de locatie, vuurwerkleverancier, kramen, tenten en catering; wacht niet tot de laatste 2 weken, want wijzigingen in het veiligheidsplan werken door in de hele indeling.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstmarkt versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen 2 tot 3 weken voor het evenement. Gebruik de resterende tijd om dieetwensen, aantallen bezoekers, marktdeelnemers en vrijwilligers definitief te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met vuurwerk?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke zone: entree, markt, catering, betaalpunt en vuurwerkveiligheidszone. Voor een kleine markt zijn 6 tot 8 vrijwilligers een bruikbaar startpunt; wijs daarnaast per shift een coördinator aan en maak de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer moet ik de vuurwerkveiligheidszone markeren?: Markeer de zone tijdens de opbouw, vóór bezoekers binnenkomen en voordat kramen of stoelen de publieksroute blokkeren. Controleer de afzetting opnieuw 1 uur voor het vuurwerk en laat alleen de aangewezen vuurwerkleverancier en verantwoordelijke medewerkers binnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.