Organiser un marché de Noël avec calèche, étape par étape

Un marché de Noël avec calèche se prépare d’abord autour de la circulation, des autorisations et des horaires de promenade. Réservez la calèche et le lieu avant de contacter les exposants, puis construisez un itinéraire compatible avec la circulation et les arrêts prévus. Les inscriptions, les besoins alimentaires et l’électricité doivent être consolidés plusieurs jours avant l’événement. Ce plan vous aide à enchaîner les décisions dans le bon ordre, sans oublier l’accueil, l’éclairage ou la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver une calèche
3
Réserver les stands du marché
4
Vérifier les autorisations
5
Définir l’itinéraire du tram hippomobile
2 personnes
6
Vérifier l’itinéraire et la circulation
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Contacter les exposants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier l’électricité sur place
2 personnes
14
Répartir les emplacements
2 personnes
15
Publier les horaires de la calèche
16
Confirmer les exposants
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux visiteurs
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler la décoration et le matériel
3 personnes
23
Tester les lumières de Noël
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Confirmer la calèche et l’itinéraire
27
Balisage du site
4 personnes
28
Installer les stands du marché
6 personnes
29
Monter les tentes de réception
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
32
Installer les lumières de Noël
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Placer les panneaux d’information
2 personnes
35
Marquer l’arrêt du tram hippomobile
2 personnes
36
Vérifier la calèche
2 personnes
37
S’occuper du cheval et lui donner de l’eau
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Préparer la caisse en espèces et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Effectuer la dernière inspection du site
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Encadrer les promenades en calèche
3 personnes
47
Aider à monter et descendre
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Vérifier l'éclairage
55
Maintenir l’arrêt du tram hippomobile dégagé
56
Donner à boire au cheval
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Clôturer le catering
3 personnes
59
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
60
Faire partir la calèche en toute sécurité
2 personnes

Suivi

61
Démonter les stands du marché
6 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer les guirlandes de Noël
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le matériel de refroidissement
2 personnes
70
Trier le reste du catering
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Nappes de tableqté 12
Boîtes de rangementqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Tasses à vin chaudqté 150
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pincesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Crèche de Noël
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 20
Panneaux d’affichageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 16
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Chauffe-vin chaudqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Thermomètresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Torchons de cuisineqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Tramway hippomobile

Sacs de foinqté 2
Seaux d'eauqté 2
Couvertures pour chevauxqté 2
Marchepied
Sacs à déjectionsqté 30
Piquets de parcoursqté 20
Bancs d’attenteqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 10
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et la calèche, idéalement plusieurs semaines à l’avance. L’itinéraire doit être défini avant de publier les horaires, car un changement de circulation peut modifier les départs et les arrêts.
Vérifiez les autorisations avant d’annoncer le marché. La calèche, les stands, l’occupation du lieu et les éventuelles restrictions de circulation peuvent dépendre d’interlocuteurs différents.
Demandez aux exposants leurs besoins en électricité et leur emplacement au moment de l’inscription. Faites ensuite un plan des stands et contrôlez que les rallonges, multiprises et passe-câbles couvrent réellement les zones utilisées.
Fermez les inscriptions assez tôt pour calculer les quantités de catering. Préparez les encas à l’avance et mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public, plutôt que de gérer ces tâches pendant les premières promenades en calèche.
Testez les guirlandes lumineuses LED et les lanternes avant l’installation. Prévoyez les informations visiteurs, les horaires affichés et une vérification météo la veille afin de pouvoir communiquer rapidement toute adaptation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec calèche ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la calèche, le lieu et les stands, puis obtenir les autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les exposants, les bénévoles, la météo et les informations envoyées aux visiteurs.
Quand faut-il réserver une calèche pour un marché de Noël ?: Réservez-la dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 2 à 3 mois avant l’événement. Demandez immédiatement les horaires disponibles, la durée des trajets, le nombre de places et les contraintes liées à l’itinéraire.
Comment organiser l’itinéraire de la calèche ?: Tracez l’itinéraire au moins 3 semaines avant le marché, puis vérifiez-le avec les conditions de circulation et les points d’arrêt. Publiez les horaires seulement après cette vérification, avec une marge suffisante entre deux départs.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour le vin chaud, le café et les autres boissons, partez du nombre d’inscrits et ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Finalisez le calcul après la clôture des inscriptions et gardez les boissons au frais le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.