Kerstmarkt met muziek organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt met muziek vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet bezoekersstromen, stroomvoorziening, muzikanten, kraamhouders en warme hapjes tegelijk op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie, vergunningen en de marktindeling; daarna leg je programma, leveranciers en communicatie vast. In de laatste week draait alles om leveringen, houdbare voorraad, gekoelde dranken, plattegronden en duidelijke bewegwijzering. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke praktische zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muzikanten bevestigen
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Toiletten reserveren
Kraamhouders indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Plattegrond afdrukken
Programma afdrukken
Marktkramen toewijzen
2 personen
Leveringen bevestigen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Cadeautasjes vullen
3 personen
Weersverwachting controleren
Kraamhouders informeren
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen plaatsen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Statafels plaatsen
2 personen
Podiumzone vrijhouden
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
Kraamlabels ophangen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Hapjes opmaken
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Glühweinpunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen

Event

Openingsmuziek starten
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Infopunt bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Glühwein serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eerste muziekoptreden begeleiden
2 personen
Tweede muziekoptreden begeleiden
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Kerstmanmoment begeleiden
2 personen
Lichtshow bedienen
Aankondigingen verzorgen
Laatste muziekoptreden begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Eindmuziek afspelen
Kraamhouders laten vertrekken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Marktkramen afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Leveranciers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kraamrokkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-schijnwerpersaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Batterijlampjesaantal 20
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Kraambordjesaantal 12
Infobordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Kerstmanstoel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Glühweinbekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Dienbladenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Glühweinverhittersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 4
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer stroom voordat je de muziek vastlegt. Tel speakers, mengpaneel, lichtsnoeren en verkooppunten bij elkaar op en plan kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten per zone.
Bevestig muzikanten en kraamhouders uiterlijk enkele weken vooraf schriftelijk. Vraag meteen naar aankomsttijd, benodigdheden, dieetwensen, verkoopmateriaal en eventuele stroombehoefte.
Maak de plattegrond niet pas op de evenementdag. Wijs kramen, statafels, toiletten, muziek en informatiepunten toe en druk zowel plattegronden als pijlborden vooraf af.
Plan de voorraad in twee delen: zet houdbare producten en cadeautasjes eerder klaar, maar koop verse producten kort voor de markt in. Koel dranken pas wanneer je zeker weet hoeveel koelkastruimte beschikbaar is.
Doe op de opbouwdag een geluids- en lichttest vóór bezoekers arriveren. Controleer draadloze microfoons, microfoonstandaards, actieve speakers, LED-schijnwerpers en reservebatterijen afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met muziek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, kraamhouders en muzikanten. Reserveer toiletten, marktkramen en techniek zodra de locatie en het programma grotendeels vaststaan.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een kerstmarkt met muziek?: Dat hangt af van de locatie, bezoekersaantallen, verkoop en geluidsniveau. Controleer minimaal 8 weken vooraf bij je gemeente welke melding of vergunning nodig is en of voor muziek extra toestemming geldt.
Hoeveel stroom heb ik nodig voor een kerstmarkt met muziek?: Maak minstens 2 weken vooraf een vermogenslijst van speakers, mengpaneel, verlichting, koelingen en andere apparatuur. Verdeel de belasting over meerdere stroompunten en leg kabels af met kabelmatten om struikelgevaar te voorkomen.
Wanneer moet ik dranken en hapjes inkopen voor een kerstmarkt?: Zet houdbare voorraad enkele dagen vooraf klaar en koop verse producten zo kort mogelijk voor de markt in. Koel dranken uiterlijk de avond ervoor, zodat ze bij de start goed koud zijn zonder onnodig veel opslagruimte te gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.