Weihnachtsmarkt mit Musik organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt mit Musik braucht mehr als Stände, Lichterketten und Glühwein. Kläre zuerst Datum, Ort, Genehmigungen, Strom und Toiletten, bevor du Standbetreiber und Musiker verbindlich einteilst. In den letzten Wochen zählen ein gedruckter Lageplan, ein fertiger Programmablauf und bestätigte Lieferungen. Kurz vor dem Öffnen geht es um gekühlte Getränke, frische Produkte, Beleuchtung und gefüllte Geschenktaschen. Diese Checkliste führt dich durch alle 91 Aufgaben und 62 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Musiker bestätigen
Genehmigungen prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Toiletten reservieren
Standbetreiber einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
Lageplan drucken
Programm drucken
Marktstände zuweisen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Geschenktaschen füllen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Standbetreiber informieren
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufstellen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stehtische aufstellen
2 Personen
Bühnenbereich freihalten
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabeliste testen
Standetiketten aufhängen
2 Personen
Infopunkt einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Snacks anrichten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Glühweinstand einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Musiker empfangen
2 Personen

Event

Eröffnungsmusik starten
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Glühwein ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Ersten Musikauftritt betreuen
2 Personen
Zweiten Musikauftritt begleiten
2 Personen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Weihnachtsmann-Moment begleiten
2 Personen
Lichtshow steuern
Ankündigungen organisieren
Letzten Musikauftritt betreuen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Abschlussmusik abspielen
Standbetreiber verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration sicher entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Marktstände abbauen
5 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Lieferanten informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
StandröckeAnz. 10
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-FlutlichterAnz. 6
LaternenAnz. 12
BatterielampenAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 50
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtsfigurenAnz. 8
TischläuferAnz. 12
StandschilderAnz. 12
InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
Weihnachtsmannstuhl

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
GlühweintassenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
TablettsAnz. 8

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
Elektrische WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
GlühweinerhitzerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
HandfegerAnz. 4
AbfallcontainerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort spätestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei auch, ob Marktstände, Partyzelte, Stromanschlüsse und Toiletten am gewählten Platz tatsächlich untergebracht werden können.
Kontaktiere Standbetreiber und Musiker frühzeitig und hole eine verbindliche Zusage ein. Plane das Musikprogramm mit Aufbau, Soundcheck und Pausen, statt nur die Auftrittszeiten zu notieren.
Prüfe Stromanschlüsse mindestens 2 Wochen vor dem Markt. Für Lautsprecher, Mischpult, Lichterketten und LED-Flutlichter brauchst du ausreichend Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelmatten.
Drucke Lageplan und Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Lege beide Unterlagen spätestens 3 bis 5 Tage vorher bereit und kontrolliere, ob Standzuweisungen, Wegweiser und Infotafeln übereinstimmen.
Plane den Einkauf in zwei Durchgänge: haltbare Vorräte und Dekoration einige Tage vorher, frische Produkte kurz vor dem Markt. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden, damit sie beim Öffnen servierbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt mit Musik organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Standbetreibern. Musiker, Toiletten, Strom und Lieferungen sollten spätestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Musik?: Du brauchst unter anderem Marktstände, Tische, Sitz- und Stehmöglichkeiten, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Beleuchtung und wetterfeste Dekoration. Zusätzlich müssen Getränke, Snacks, frische Produkte, Wegweiser und Infotafeln eingeplant werden.
Wann sollte man die Einladungen für den Weihnachtsmarkt verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen. Die endgültige Einteilung der Marktstände sollte danach spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin erfolgen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts?: Plane für Zelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung und Tontechnik mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit ein. Ein Soundcheck sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor Beginn stattfinden.

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