Checkliste für den Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe

Ein Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe braucht mehr Vorbereitung als Marktstände und Weihnachtsdekoration. Neben Genehmigungen, Strom und Programm müssen Tiere sicher untergebracht, Tierpfleger eingeplant und Besucher über Route und Parken informiert werden. Diese Checkliste führt dich durch 77 Aufgaben und 77 benötigte Dinge – von der ersten Terminentscheidung bis zum Einkauf und Wettercheck kurz vor der Öffnung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
Stände und Zelte reservieren
Krippe und Tiere reservieren
Anbieter für den Markt ansprechen
2 Personen
Marktteilnehmer bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Route- und Parkinformationen veröffentlichen
Freiwillige für Marktstände einplanen
2 Personen
Freiwillige für die Bar einplanen
2 Personen
Tierpfleger einplanen
Erste-Hilfe- und Notfallplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse und Kabelroute festlegen
2 Personen
Programm und Auftritte festlegen
2 Personen
Weihnachtslieder und Musik auswählen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Bezahlterminals testen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Partyzelte und Stände kontrollieren
3 Personen
Tiergehege vorbereiten
3 Personen
Vorrat und Kassenmaterial bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Gelände freimachen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Krippe einrichten
4 Personen
Zäune um die Krippe aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Geschirr und Ausgabestelle aufstellen
3 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
Tiere an die Unterbringung gewöhnen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Marktteilnehmer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Krippe beaufsichtigen
2 Personen
Tiere mit Wasser und Futter versorgen
2 Personen
Tieren Ruhepausen geben
2 Personen
Weihnachtsgeschichte präsentieren
3 Personen
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
Lichterrunde begleiten
4 Personen
Marktstände schließen
3 Personen
Tiere ins Ruhequartier bringen
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Dekoration abnehmen
4 Personen
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
Möbel zurückbringen
4 Personen
Krippe abbauen
4 Personen
Material sauber und trocken lagern
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Bestände verarbeiten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KrippenzaunAnz. 8
UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
SuppentöpfeAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
Künstliche TannenzweigeAnz. 30
Stoff-TischläuferAnz. 18
StrohballenAnz. 12
Holzkrippe

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 20
BatterielichterAnz. 30
KabelmattenAnz. 10

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Tierpflege

TränkenAnz. 4
FutternäpfeAnz. 4
HeunetzeAnz. 3
WassereimerAnz. 4
TiertransportboxenAnz. 3
HolzschaufelnAnz. 2
GummistiefelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 6
MüllgreiferAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
SpülbürstenAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Kommunikation

Walkie-TalkiesAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 20
Beschilderung für den WeihnachtsmarktAnz. 20
PreislisteAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen und Meldungen früh ein und kläre spätestens mehrere Wochen vor dem Termin, ob für Markt, Tiere, Ausschank oder Musik zusätzliche Vorgaben gelten.
Plane die lebende Krippe als eigenen Bereich: Krippenzaun, Tierpfleger, einen Umkleideschirm und einen Erste-Hilfe- und Notfallplan solltest du nicht erst am Veranstaltungstag organisieren.
Lege die Stromroute vor dem Aufbau fest. Prüfe Verlängerungskabel, Kabelrollen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter gemeinsam, damit keine Leitung improvisiert über Wege geführt wird.
Bestätige Marktteilnehmer und Helfer spätestens 7 Tage vorher. Für Marktstände, Bar und Tierbetreuung brauchst du getrennte Einsatzpläne und eine erreichbare Kontaktperson pro Bereich.
Prüfe Wettervorhersage und Einkaufsliste am Vortag, teste Kartenterminals und Kassen und stelle Bargeld sowie Wechselgeld bereit. So kannst du bei Kälte, Regen oder technischen Problemen noch reagieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Geländeaufteilung, Genehmigungen und Reservierungen. Tiere, Stände und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Markt verbindlich bestätigen.
Welche Genehmigungen braucht ein Weihnachtsmarkt mit Tieren?: Das hängt vom Veranstaltungsort und den örtlichen Vorgaben ab. Kläre mindestens 8 Wochen vorher, welche Meldungen für Markt, Ausschank, Musik, Strom und die Haltung beziehungsweise Präsentation der Tiere erforderlich sind.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt mit lebender Krippe?: Plane für jeden Marktstand mindestens eine eingeteilte Person pro Schicht, zusätzlich Helfer für die Bar und mindestens eine zuständige Person für die Tierbetreuung. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden lassen sich Ausfälle besser auffangen.
Wann sollte ich die Technik für den Weihnachtsmarkt testen?: Teste Kartenterminals, Kassen, Lautsprecher, Mikrofone und die Stromversorgung spätestens am Vortag. Die Kabelroute und alle Anschlüsse sollten beim Aufbau, mindestens 2 Stunden vor der Öffnung, noch einmal vollständig geprüft werden.

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