Kerstmarkt met kerstkoor organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt met kerstkoor vraagt om meer afstemming dan een gewone markt. Je regelt niet alleen kramen en verkoop, maar ook een optredenschema, geluidsapparatuur, stroom en verlichting op een donkere locatie. Begin met datum, locatie en vergunningen en leg daarna het koor, de kraamhouders en materialen vast. Deze checklist helpt je om aanmeldingen, voorraad, decoratie en de opbouw stap voor stap te plannen, zodat je niet op de laatste dag nog kabels, microfoons of bewegwijzering moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Kerstkoor vastleggen
Marktverkoop bespreken
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Koorrepertoire afstemmen
2 personen
Optredenschema opstellen
2 personen
Kramen en materialen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting volgen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Kraamhouders informeren
Locatie afzetten
3 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Licht aansluiten
3 personen
Kerstversiering ophangen
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Koor microfoons testen
3 personen
Kerstkoor ontvangen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Verkoopkramen inrichten
8 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Betaalpunten inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Opening bezoekersgebied
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kerstmuziek afspelen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kramen ondersteunen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Eerste kooroptreden begeleiden
3 personen
Tweede kooroptreden begeleiden
3 personen
Derde kooroptreden begeleiden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kramen sluiten
8 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Marktkramen afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kraamplankenaantal 24
Tafelkledenaantal 14
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Geluidset
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 14
Gouden lintaantal 6
Kerstfigurenaantal 8
Bewegwijzerbordenaantal 10
Stoepkrijtaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Soeppannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoboxenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handschoenenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het kerstkoor vroeg vast en stem repertoire, duur en pauzes af voordat je het optredenschema publiceert. Plan optredens niet alleen op hele uren: houd per optreden tijd vrij voor op- en afbouw van microfoons.
Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en test de geluidset, microfoons, het mengpaneel en de muziekspeler op locatie. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig onder kabelmatten, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Maak de kraamindeling voordat je kramen, partytenten en tafels reserveert. Noteer per kraam wat nodig is, zoals kraamplanken, tafelkleden, verlichting of een kledingrek, en informeer kraamhouders daarna over aankomst en opbouw.
Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen vooraf en bepaal uiterlijk de dag ervoor wat naar binnen moet of extra beschutting nodig heeft. Controleer partytenten, marktkramen en locatieafzetting voordat de eerste verkoper arriveert.
Tel voorraad en decoratie afzonderlijk na: naast verkoopartikelen worden kerstverlichting, batterijen, kerstbomen, slingers en bewegwijzerborden vaak vergeten. Hang bewegwijzering op voordat bezoekers komen en test alle lichtsnoeren zodra het donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt met kerstkoor organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het vastleggen van het kerstkoor. Reserveer kramen, geluid en verlichting uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, omdat beschikbaarheid dan nog te controleren is.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor de opbouw van een kerstmarkt?: Reken voor een kleine kerstmarkt minimaal 3 uur opbouwtijd en voor een grotere markt 5 tot 6 uur. Zet kramen en tenten eerst neer, test daarna stroom en geluid en plaats verlichting en decoratie als laatste.
Wanneer moet het optredenschema van het kerstkoor klaar zijn?: Maak het schema uiterlijk 2 weken voor de markt, nadat repertoire, optreeduur en pauzes met het koor zijn afgestemd. Deel een definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf met vrijwilligers en kraamhouders.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt met kerstkoor?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afzetting, 1 persoon voor geluid en 1 aanspreekpunt voor het koor. Tel tijdens de markt extra hulp op basis van het aantal kramen: reken op 1 vrijwilliger per 5 tot 8 kramen voor vragen en toezicht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.