Checklist pour organiser un marché de Noël avec chorale

Un marché de Noël avec chorale demande deux organisations en parallèle : les stands et les animations musicales. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouillez les exposants, les ventes et le programme de la chorale. La dernière semaine, vérifiez le matériel, les stocks, l’éclairage et le balisage. Cette checklist vous aide à suivre les réservations, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles sans laisser les détails techniques au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Organiser la chorale de Noël
Discuter des ventes au marché
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Adapter le répertoire du chœur
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Réserver les stands et le matériel
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Informer les exposants
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Fixer les tentures de stand
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Brancher l’éclairage
3 personnes
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester les micros du chœur
3 personnes
Accueillir la chorale de Noël
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Aménager les stands de vente
8 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager les points de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Ouverture de l'espace visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les stands
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accompagner la première prestation du chœur
3 personnes
Encadrer la deuxième prestation de la chorale
3 personnes
Accompagner la troisième prestation du chœur
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les stands
8 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 12
Planches de standqté 24
Nappesqté 14
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 10
Pilesqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Neige artificielleqté 6
Décorations de tableqté 14
Ruban doréqté 6
Personnages de Noëlqté 8
Panneaux de signalisationqté 10
Craie de trottoirqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Casseroles à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Thermoboxesqté 4
Glacièresqté 4
Gantsqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : les autorisations et déclarations peuvent modifier la capacité d’accueil ou les horaires disponibles.
Réservez les stands, tentes, tables et chaises dès que les inscriptions commencent. Gardez une marge pour les exposants qui ont besoin d’un portant, d’un tabouret ou d’un branchement électrique.
Préparez le programme de la chorale au moins 2 semaines avant le marché. Adaptez le répertoire à la durée des passages et transmettez aux chanteurs l’ordre, l’heure d’arrivée et les besoins en microphones.
Testez la sonorisation, les microphones, la table de mixage et le lecteur audio 3 à 5 jours avant l’événement. Prévoyez des rallonges, multiprises, passe-câbles et piles de rechange, puis sécurisez chaque câble au sol.
Consultez la météo chaque jour durant les 3 derniers jours. Vérifiez que les tentes, l’éclairage, les lanternes, la signalétique et les décorations peuvent rester en place si le temps devient froid, humide ou venteux.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël avec chorale ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les inscriptions des exposants et la réservation de la chorale doivent être lancées en premier, car ils conditionnent le programme et l’aménagement.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, les tables, les tentes, la décoration et la signalétique. Ajoutez 60 à 90 minutes pour tester le son, les microphones et les lumières avant l’arrivée du public.
Quand confirmer la présence des exposants ?: Demandez une confirmation définitive 2 semaines avant le marché. À ce moment-là, recueillez aussi leurs besoins alimentaires, électriques et matériels afin d’établir la répartition des stands sans changement de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un marché de Noël avec chorale ?: La veille, contrôlez les stocks, les produits frais, les réservations, le programme, les bénévoles et le balisage du site. Faites également un dernier test des guirlandes lumineuses et préparez les câbles, piles et accessoires de sonorisation.

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