Checklist voor een kerstmarkt in een museum

Een kerstmarkt in een museum vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je stemt de datum, zaalindeling en veiligheidsregels af met het museum, terwijl je ook marktkramers, bezoekers, catering en vrijwilligers organiseert. Begin op tijd met de looproute en controleer welke museumobjecten moeten worden afgeschermd. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad, koeling en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Museumdatum en tijden bevestigen
Zaalindeling met museum afstemmen
2 personen
Brand- en veiligheidsregels controleren
2 personen
Marktkramers selecteren
2 personen
Marktkramers bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Kraamindeling en looproute maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma en plattegrond drukken
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en verse producten koelen
2 personen
Kramen en tafels klaarzetten
4 personen
Stoelen en zitplekken opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstversiering aanbrengen
3 personen
Museumobjecten afschermen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Kramen bevoorraden
4 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Registratie en ontvangst bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Warme hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
2 personen
Afval en glas verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Marktkramen afbreken
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Museumzalen schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstboomrokkenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 14
Menukaartenhoudersaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 14
Ledkaarsenaantal 40
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 3
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Servettenaantal 500
Papieren bekersaantal 250
Papieren bordjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 30
Menubordenaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling en looproute uiterlijk vier weken vooraf vast met het museum. Plan kramen en tafels zo dat bezoekers niet langs kwetsbare objecten hoeven te schuiven en houd entree, catering en zitplekken herkenbaar uit elkaar.
Bevestig marktkramers minimaal twee weken voor de markt en verzamel tegelijk hun praktische gegevens. Noteer per kraam de benodigde tafelruimte, stroombehoefte en eventuele kledingrekken, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te puzzelen.
Tel catering en servies op basis van de aanmeldingen en houd minstens 10 procent extra borden, glazen en kopjes achter de hand. Koel dranken en verse producten op tijd en zet koffie, thee en buffet op aparte punten om wachtrijen te beperken.
Maak één vrijwilligersrooster met bezetting voor entree, kramen, catering en toezicht. Zorg dat iedere post minstens 15 minuten vóór opening aanwezig is en geef portofoons alleen aan mensen die tijdens de markt direct moeten kunnen schakelen.
Test verlichting, verlengkabels, stekkerdozen, betaalterminals en koffieapparatuur vóór de opening. Hang ledlichtsnoeren en kerstversiering pas nadat de museumobjecten zijn afgeschermd en controleer daarna alle kabels op struikelgevaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt in een museum organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de museumdatum, zaalindeling en veiligheidsregels; bevestig marktkramers en catering uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstmarkt in een museum?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra voor vrijwilligers en marktkramers en houd gekoelde voorraad verdeeld over meerdere koelboxen.
Wanneer moet ik de museumobjecten afschermen?: Maak het beschermingsplan uiterlijk 2 weken vooraf met het museum en voer de afscherming tijdens de opbouw uit, vóór kramen en decoratie worden geplaatst. Controleer de afzetting opnieuw 30 minuten voor opening.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de kerstmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor kramen, tafels, stoelen, verlichting, versiering, catering en bewegwijzering. Laat vrijwilligers minstens 15 minuten vóór de geplande opbouwstart aanwezig zijn en reserveer 30 minuten voor een veiligheidsronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.