Checkliste für den Weihnachtsmarkt im Museum
Ein Weihnachtsmarkt im Museum braucht zwei Abläufe gleichzeitig: den Markt mit Ständen und Besuchern sowie den geschützten Museumsbetrieb. Kläre deshalb zuerst Termin, Raumaufteilung und Sicherheitsregeln mit dem Museum. Danach folgen Händler, Einladungen, Anmeldungen, Catering und Helferplanung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Aufbauplan, ob Beleuchtung, Laufwege, Sitzplätze, Buffet und die Absicherung der Museumsobjekte rechtzeitig fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Museumstermin und -zeiten bestätigen
Raumaufteilung mit dem Museum abstimmen
2 Personen
Brand- und Sicherheitsregeln prüfen
2 Personen
Marktstände auswählen
2 Personen
Markthändler bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Standaufteilung und Laufweg erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und frische Produkte kühlen
2 Personen
Stände und Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Weihnachtsdekoration anbringen
3 Personen
Museumsobjekte absperren
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Stände versorgen
4 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Registrierung und Empfang besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Warme Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische abräumen
2 Personen
Müll und Glas sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Marktstände abbauen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
Museumssäle reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 14
Dekoration
- WeihnachtsbaumAnz. 2
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsbaumröckeAnz. 2
- TischdekorationAnz. 14
- MenükartenhalterAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 14
- StumpenkerzenAnz. 40
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KartenterminalsAnz. 2
- KassenboxenAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 160
- BestecksetsAnz. 160
- SchälchenAnz. 30
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und ServiermesserAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- VorratsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- ServiettenAnz. 500
- PapierbecherAnz. 250
- PapptellerAnz. 200
- NamensschilderAnz. 30
- MenükartenAnz. 12
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Raumaufteilung mindestens 4 Wochen vorher mit dem Museum fest. Plane Laufwege, Eingangsbereich, Sitzplätze und abgesperrte Museumsobjekte gemeinsam, statt die Stände erst am Aufbautag zu verschieben.
- Bestätige Markthändler und Helfer spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Teile ihnen Ankunftszeit, Standplatz und benötigte Ausstattung schriftlich mit; am Tag selbst helfen Funkgeräte bei kurzen Abstimmungen.
- Erfasse Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldung und gib die Cateringbestellung danach auf. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzliche Kühlboxen für frische Produkte bereit.
- Teste Beleuchtung, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminals und Verlängerungskabel am Vortag. So lassen sich fehlende Steckplätze, defekte Geräte oder zu kurze Kabel noch vor dem Aufbau ersetzen.
- Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Stelle zuerst Marktstände und Tische auf, danach Beleuchtung und Weihnachtsdekoration, dann Buffet, Kaffee- und Teebereich sowie Beschilderung am Eingang.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Museum planen?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit der Terminbestätigung und der Abstimmung der Museumsräume. Vier Wochen vor dem Termin sollten Raumaufteilung, Sicherheitsregeln und Marktstände feststehen.
- Wann sollte man die Markthändler für den Weihnachtsmarkt bestätigen?
- Bestätige die Händler spätestens 2 Wochen vor dem Markt. Schicke ihnen anschließend Standplatz, Aufbauzeit, Laufweg und Hinweise zu den Museumsregeln.
- Wie viel Catering braucht man für einen Weihnachtsmarkt im Museum?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Die genaue Speisemenge hängt von der Gästezahl und den erfassten Ernährungswünschen ab; bestelle das Catering erst nach Ende der Anmeldung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Museum?
- Plane mindestens 3 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen besser 4 Stunden. Beleuchtung, Dekoration, Museumsabsperrungen, Buffet, Kaffee- und Teebereich sowie Eingangsbeschilderung sollten vor dem Einlass geprüft sein.
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