Kerstborrel organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een kerstborrel loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas catering, drank en inrichting plant. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en controleer of je genoeg glazen, stoelen, tafels en kapstokken hebt. Regel versiering en verlichting niet pas op de dag zelf: test lichtsnoeren en Bluetoothspeakers vooraf. Op de dag zelf werk je van schoonmaken en opstellen naar buffet, bar, hapjes, koffie en ontvangst. Zo blijven ook bijvullen en opruimen beheersbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Catering en boodschappen plannen
2 personen
Muziek en afspeellijst kiezen
Kerstversiering controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting testen
Hapjes en snacks uitstallen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek klaarzetten

Event

Ontvangst van gasten verzorgen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Statafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 36
Bierglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 2
IJsemmersaantal 2
Tangenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 6
Kerststukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 2
Sponzenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Bezem en blik
Dweil

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten voordat je catering en boodschappen afrondt. Tel dieetwensen apart mee, zodat je niet op het laatste moment aparte hapjes of gerechten hoeft te regelen.
Koel dranken ruim vóór ontvangst: zet flessen en blikjes minstens 2 uur vooraf koud en houd één koelbox vrij voor drank die later wordt aangevuld.
Zet buffet en bar niet op dezelfde plek als de ontvangst. Plaats welkomstdrankjes bij de ingang en houd kurkentrekkers, flessenopeners en ijsemmers binnen handbereik.
Test verlichting en muziek minimaal 1 uur voor aanvang. Controleer tegelijk of tafellampen, lichtsnoeren en Bluetoothspeakers werken en of de afspeellijst klaarstaat.
Plan een korte controle na het eerste uur. Vul dranken bij, vervang volle vuilniszakken en zet schalen met hapjes opnieuw neer voordat gasten er zelf naar moeten vragen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstborrel versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke uiterste reactiedatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de borrel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop naast alcoholische dranken ook water en frisdrank; koel minstens 2 uur voor aanvang een eerste voorraad.
Hoeveel glazen en stoelen heb ik nodig voor een kerstborrel?: Zorg voor minimaal 1 glas per gast per soort drank die je tegelijk serveert en tel ongeveer 10 procent extra voor breuk of wisselen. Voor stoelen kun je rekenen op ongeveer de helft van het aantal gasten; zet daarnaast tafels of statafels klaar.
Wat moet ik op de dag van de kerstborrel als eerste doen?: Begin 3 tot 4 uur vooraf met schoonmaken, tafels en stoelen opstellen en de bar en het buffet inrichten. Hang daarna de versiering op, test verlichting en muziek, koel de dranken en bereid de hapjes voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.