Weihnachtsumtrunk organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die endgültige Gästezahl spätestens 3 bis 4 Tage vorher fest. Erst dann lassen sich Getränke, Häppchen, Geschirr und Sitz- beziehungsweise Stehplätze sinnvoll kalkulieren.
• Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühlung, Eiskübel, Korkenzieher und Flaschenöffner werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
• Bereite Snacks und Häppchen so vor, dass das Buffet spätestens 15 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig steht. Teile Nachschub in kleinere Portionen auf, damit die Speisen frisch wirken und die Tische übersichtlich bleiben.
• Teste Beleuchtung, Lichterketten und Bluetooth-Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe außerdem, ob Verlängerungen, Ersatzbatterien oder eine alternative Musikquelle nötig sind.
• Richte einen klaren Platz für Mäntel, Abfall und benutztes Geschirr ein. Ein Kleiderständer, gut erreichbare Abfallbehälter und Müllsackhalter verhindern, dass sich diese Punkte während des Umtrunks nebenbei stapeln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zum Weihnachtsumtrunk einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Essen, Getränke und Platzbedarf planen kannst.

Wie viele Getränke braucht man für einen Weihnachtsumtrunk?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie genug Kaffee und Tee für den späteren Verlauf ein.

Wann sollte man Getränke für den Weihnachtsumtrunk einkaufen?

Nicht kühlpflichtige Getränke und haltbare Zutaten kannst du 3 bis 5 Tage vorher besorgen. Kühl die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und kaufe frische Snacks möglichst am selben oder am Vortag.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsumtrunks?

Plane für Tische, Stühle, Stehtische, Buffet, Bar, Dekoration, Beleuchtung und Musik mindestens 2 Stunden ein. Sei 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste mit dem technischen Test und dem letzten Auffüllen fertig.