Checklist voor een kerstbomeninzameling organiseren

Een kerstbomeninzameling vraagt vooral om een goede doorstroming: bezoekers moeten weten waar ze heen kunnen, vrijwilligers moeten veilig kunnen werken en de containers mogen niet te laat klaarstaan. Bevestig eerst de locatie, controleer vergunningen en reserveer de kerstboomcontainers. Regel daarna vrijwilligers, communicatie en materialen. Op de dag zelf richt je de route, inschrijftafel, koffieplek en werkzones in voordat de eerste bomen worden gebracht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Inzamelingslocatie bevestigen
Containers reserveren
Vergunningen controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Informatie online plaatsen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Veiligheidsplan afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Containers plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen

Event

Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kerstbomen aannemen
4 personen
Bomen sorteren
3 personen
Inschrijvingen registreren
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bomen aannemen
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kerstbomen afdekken
3 personen
Materialen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Containers laten ophalen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Registratieformulieren archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijlampenaantal 6
Handwagensaantal 3
Kerstboomcontainersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 8
EHBO-koffers
Zaklampenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Afzethekkenaantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Megafoon

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Registratieformulierenaantal 150
Informatiebordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Watervaste stiftenaantal 8
Ducttapeaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kerstboomcontainers zodra de inzameldatum vaststaat. Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel ruimte nodig is voor aanrijden, lossen en veilig wisselen van volle containers.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer twee uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Zo blijft er iemand beschikbaar voor de inschrijftafel, bezoekers en onverwachte situaties.
Zet routeborden, verkeerskegels en afzethekken vóór opening op hun plaats. Bezoekers moeten vanaf de toegangsweg kunnen zien waar ze stoppen, lossen en weer wegrijden.
Leg veiligheidsvesten, werkhandschoenen, veiligheidsbrillen en een EHBO-koffer klaar bij het coördinatiepunt. Test portofoons, verlichting en verlengkabels voordat de opbouw begint.
Richt het koffiepunt niet in op de inschrijftafel zelf. Zet koffie, water en mokken apart en houd registratieformulieren, pennen en watervaste stiften droog in een map of krat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstbomeninzameling?: Reken minimaal op 4 vrijwilligers tegelijk voor een kleine inzamellocatie: één voor ontvangst en registratie en drie voor aanwijzen, tillen en toezicht. Plan extra mensen in tijdens de drukste uren, zodat niemand alleen bij een container werkt.
Wanneer moet je containers reserveren voor een kerstbomeninzameling?: Reserveer de containers zodra datum en locatie zijn bevestigd, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor de inzameling nogmaals de levertijd, plaats en bereikbaarheid.
Wat moet je op de dag van de kerstbomeninzameling klaarzetten?: Zet minimaal 60 minuten voor opening de containers, routeborden, afzethekken, inschrijftafel, veiligheidsmiddelen en verlichting klaar. Test daarna de communicatie en loop de route één keer helemaal na.
Hoe richt je een veilige kerstbomeninzameling in?: Houd bezoekers en werkzones fysiek gescheiden met afzethekken en verkeerskegels. Laat vrijwilligers veiligheidshesjes en werkhandschoenen dragen en zorg dat een EHBO-koffer, zaklampen en een opgeladen communicatiemiddel binnen handbereik liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.