Checkliste für die Weihnachtsbaumsammlung
Bei einer Weihnachtsbaumsammlung müssen Sammelort, Container, Helfer und Verkehrswege frühzeitig feststehen. Plane die Genehmigungen und die Anmeldung der Freiwilligen mehrere Wochen vor dem Termin, damit am Sammeltag genügend Personen eingeteilt sind. Vor Ort entscheiden klare Wegweiser, ein eingerichteter Anmeldetisch und gut sichtbare Sicherheitskleidung über den Ablauf. Diese Checkliste umfasst 46 Aufgaben und 44 benötigte Gegenstände – von der Vorbereitung bis zum Empfang der Besucher.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Sammelort bestätigen
Container reservieren
Genehmigungen prüfen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Informationen online stellen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Freiwilligenanweisungen erstellen
Sicherheitsplan ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Behälter aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Event
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Weihnachtsbäume annehmen
4 Personen
Bäume sortieren
3 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Bäume annehmen
4 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Weihnachtsbäume abdecken
3 Personen
Materialien aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Container abholen lassen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Anmeldeformulare archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
- TransportwagenAnz. 3
- WeihnachtsbaumcontainerAnz. 4
Sicherheit
- SicherheitswestenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- SchutzbrillenAnz. 8
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- VerkehrskegelAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 8
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 6
- Megafon
Büro
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- Wasserfeste StifteAnz. 8
- GewebeklebebandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- TassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 3
- HandtuchspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Sammelort und reserviere den Weihnachtsbaumcontainer mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe gleichzeitig, ob Genehmigungen für Container, Zelte oder die Nutzung von Wegen erforderlich sind.
- Teile die Freiwilligen spätestens 7 Tage vor der Sammlung in feste Gruppen ein: Anmeldung, Einweisung, Transport, Container und Verkehrssicherung. Gib jeder Gruppe schriftliche Anweisungen und einen Ansprechpartner.
- Richte am Sammeltag zuerst die Sicherheitsbereiche ein: Verkehrskegel, Absperrgitter und Wegweiser sollten stehen, bevor Besucher eintreffen. Sicherheitswesten, Arbeitshandschuhe und Schutzbrillen gehören direkt an den Anmeldetisch.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem offiziellen Beginn ein. Container, Tische, Partyzelte, Beleuchtung und Stromversorgung müssen stehen, bevor die Kaffeemaschinen und Kühlboxen angeschlossen werden.
- Drucke Sicherheitsplan, Registrierungsformulare und Freiwilligenanweisungen am Vortag aus. Lege zusätzlich wasserfeste Stifte, Gewebeklebeband, Kabelbinder, Funkgeräte und eine Taschenlampe für jeden Einsatzbereich bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Weihnachtsbaumsammlung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Sammelort, Container und Genehmigungen. Die Helfer sollten spätestens 2 Wochen vorher angeworben und 7 Tage vorher eingeteilt werden.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Weihnachtsbaumsammlung?
- Für einen kleinen Sammelort solltest du mindestens 6 bis 8 Freiwillige einplanen: zwei für Anmeldung und Empfang, zwei für Verkehr und Einweisung sowie zwei bis vier für Transport und Container. Bei mehreren Routen brauchst du je Route zusätzlich 2 bis 3 Personen.
- Wann soll der Aufbau am Tag der Weihnachtsbaumsammlung beginnen?
- Starte 2 bis 3 Stunden vor dem Beginn der Sammlung. So bleiben etwa 60 Minuten für Container, Zelte und Tische, 30 Minuten für Strom und Beleuchtung und mindestens 30 Minuten für die Einweisung der Freiwilligen.
- Was braucht man für eine sichere Weihnachtsbaumsammlung?
- Plane mindestens einen Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten, Arbeitshandschuhe, Schutzbrillen, Verkehrskegel, Absperrgitter und Taschenlampen ein. Prüfe außerdem vor dem Start alle Verlängerungskabel und halte den Sicherheitsplan am Anmeldetisch bereit.
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