Kerstbingo organiseren: complete checklist

Een kerstbingo vraagt meer voorbereiding dan alleen bingokaarten en prijzen klaarleggen. Je moet eerst de locatie, datum en deelnemers vastzetten en daarna het spel, de catering en de aankleding op elkaar afstemmen. Vooral dieetwensen, voldoende prijspakketten, een werkende microfoon en gekoelde dranken worden snel te laat geregeld. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een rustige ontvangst en een bingoronde zonder onderbrekingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal deelnemers bevestigen
Prijzen inkopen
2 personen
Bingoformulieren voorbereiden
2 personen
Bingonummers controleren
Prijzen inpakken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en sleutel bevestigen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafels feestelijk aankleden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bingotafels inrichten
2 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Bingomateriaal klaarleggen
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spelregels uitleggen
Bingorondes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Vrije bingo en kerstquiz begeleiden
2 personen
Laatste ronde afronden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Borden en glazen verzamelen
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 20

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Bingostiftenaantal 70
Prijspakkettenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Soepkommenaantal 60
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal deelnemers uiterlijk één week vooraf. Gebruik dat aantal om bingokaarten, prijspakketten, stoelen, drinkglazen en hapjes af te stemmen; houd voor kaarten en prijzen enkele extra exemplaren achter de hand.
Test laptop, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf op de locatie. Controleer ook of de bingomolen en alle bingoballetjes compleet zijn, zodat je niet vlak voor de start hoeft te improviseren.
Koel de dranken enkele uren voor aanvang en zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de gasten binnenkomen. Koffie en thee kun je direct bij ontvangst aanbieden, terwijl hapjes alvast op serveerschalen klaarstaan.
Richt de bingotafels in voordat je de ingang en garderobe afwerkt. Leg per deelnemer een bingokaart en bingostift klaar en houd de bingonummers apart van de kaarten, zodat uitdelen en controleren snel gaat.
Pak de prijzen uiterlijk de dag vóór de kerstbingo in en nummer of sorteer ze per ronde. Controleer tegelijk de boodschappenlijst en de dieetwensen; een last-minute ontbrekend prijsje of geschikt hapje valt tijdens de bingo direct op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstbingo organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en tijden. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de bingo, zodat je inkopen en tafelschikking kunt afronden.
Hoeveel bingokaarten en prijzen heb ik nodig?: Reken op minimaal 1 bingokaart en 1 bingostift per deelnemer, plus 5 tot 10 procent extra. Plan per bingoronde één prijspakket en leg minstens 2 extra pakketten klaar voor extra rondes of een gelijkspel.
Wanneer moet ik de kerstbingo-locatie inrichten?: Plan 2 tot 3 uur vóór aanvang voor tafels, stoelen, versiering, bingomateriaal en techniek. Zet dranken en hapjes pas daarna klaar, zodat er tijdens het inrichten niets omvalt of warm wordt.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een kerstbingo?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna meestal 1 tot 2 per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine stuks per persoon per uur een bruikbaar uitgangspunt, met extra aandacht voor de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.