Checklist voor een kerkenwandeling organiseren

Een kerkenwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitstippelen. Je legt bezoekmomenten met meerdere kerken vast, controleert de wandelroute en regelt ontvangst, informatie en begeleiding. Ook de praktische kant telt: deelnemers bevestigen, dieetwensen verzamelen, vrijwilligers instrueren en catering klaarzetten. Gebruik deze checklist om vanaf de eerste afspraken tot de ontvangst op de dag zelf niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en kerken vastleggen
2 personen
Kerken benaderen
2 personen
Bezoekmomenten reserveren
Wandelroute controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rollen verdelen
2 personen
Kerkeninformatie verzamelen
2 personen
Routekaart maken
Programma samenstellen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Gidsen instrueren
4 personen

Event

Ontvangst openen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Wandelgroepen begeleiden
4 personen
Kerken openen en sluiten
3 personen
Routeborden controleren
2 personen
Ontvangst terugkerende wandelaars
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Bedankwoord geven
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Kapstok

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 4
Welkomstbanner
Decoratieve vaasjesaantal 6
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Wandelmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 8
Klembordenaantal 4
Routekaartenaantal 70
Pennensetsaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Paraplu'saantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Handdoekrollenhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en bezoekmomenten eerst vast. Plan daarna pas uitnodigingen; controleer de volledige wandelroute en bepaal een alternatieve route voordat je deelnemers laat aanmelden.
Maak per kerk een kort informatieblad met adres, ontvangsttijd en aanspreekpunt. Zo kunnen vrijwilligers vragen beantwoorden en blijft de groep tijdens de wandeling bij het programma.
Verdeel vrijwilligers uiterlijk één week vooraf over ontvangst, routebegeleiding en catering. Geef routekaarten, klemborden en pennensets op één vaste plek mee.
Bereid de ontvangsttafel en cateringtafel afzonderlijk voor. Koel dranken enkele uren vooraf, zet thermoskannen en waterkokers klaar en controleer of er genoeg glazen, mokken, borden en bestek zijn.
Controleer op de dag zelf stroom, zichtbaarheid en veiligheid. Test megafoon en powerbanks, plaats routeborden en pionnen, en leg reflecterende hesjes, LED-lantaarns en afzetlint klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerkenwandeling organiseren?: Leg kerken en bezoekmomenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers minstens 3 weken hebben om zich aan te melden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerkenwandeling?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers voor routebegeleiding, plus aparte mensen voor ontvangst en catering. Bij meerdere kerken is ten minste 1 aanspreekpunt per kerk praktisch.
Wanneer moet ik de route van een kerkenwandeling controleren?: Controleer de route ongeveer 2 weken vooraf en nogmaals in de week van de wandeling. Let op omleidingen, slecht begaanbare stukken en plekken waar routeborden of pionnen nodig zijn.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een kerkenwandeling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem hapjes af op het aantal bevestigde deelnemers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je gericht boodschappen kunt doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.