Checklist pour organiser une visite des églises

Une visite des églises demande plus qu’un itinéraire bien choisi. Il faut coordonner les créneaux avec chaque église, vérifier le parcours à pied et prévoir une solution si un passage devient impossible. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premiers contacts jusqu’à l’accueil du groupe. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, les rôles des bénévoles, les cartes, la signalétique et le matériel à préparer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et les églises
2 personnes
Contacter les églises
2 personnes
Réserver les créneaux de visite
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les rôles
2 personnes
Rassembler des informations sur les églises
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Établir le programme
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Briefing des guides
4 personnes

Événement

Ouvrir l’accueil
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
Encadrer les groupes de marche
4 personnes
Ouvrir et fermer les églises
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Accueil des randonneurs de retour
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Faire le discours de remerciement
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 12
Porte-manteau

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Décoration

Nappesqté 4
Bannière de bienvenue
Petits vases décoratifsqté 6
Panneaux de directionqté 20
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 2

Matériel de promenade

Gilets réfléchissantsqté 8
Presse-papiersqté 4
Cartes d'itinéraireqté 70
Sets de stylosqté 10
Badges nominatifsqté 70
Parapluiesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Porte-rouleaux de serviettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Contactez les églises avant d’envoyer les invitations : confirmez les horaires d’ouverture, la durée de visite et le nombre de personnes accepté pour chaque créneau.
Vérifiez le parcours à pied au moins 7 jours avant la visite. Notez les passages difficiles et préparez un itinéraire alternatif, avec une carte imprimée pour chaque participant ou responsable de groupe.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de mettre à jour la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires. Envoyez ensuite une confirmation avec l’heure de rendez-vous, le programme et les consignes de déplacement.
Répartissez les rôles des bénévoles avant le jour J : accueil, orientation, comptage du groupe et gestion des pauses. Prévoyez au moins une personne équipée d’un mégaphone ou d’une batterie externe si le groupe est nombreux.
Préparez la signalétique, les badges et les cartes la veille. Refroidissez les boissons, assemblez les en-cas et regroupez les thermos, glacières, gilets réfléchissants et cônes au même endroit pour éviter une recherche de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il contacter les églises ?: Contactez chaque église au moins 3 à 4 semaines avant la visite, surtout si plusieurs groupes doivent se succéder. Confirmez les créneaux par écrit avant d’imprimer le programme ou d’envoyer les invitations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une visite des églises ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les réponses et adapter l’accueil.
Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer ?: Prévoyez une carte par participant, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les oublis et les changements de dernière minute. Donnez aussi une carte complète à chaque bénévole chargé de l’orientation.
Que prévoir en cas de pluie ou de parcours impraticable ?: Déterminez un itinéraire alternatif au moment de la vérification du parcours, au plus tard 7 jours avant la visite. Prévenez les participants dans la confirmation si le programme, les pauses ou les déplacements peuvent être modifiés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.