Checklist voor een goed georganiseerde kerkenfietstocht
Een kerkenfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je stemt deelnemende kerken, start- en finishlocatie, vrijwilligers en veiligheid op elkaar af. Fiets de volledige route vooraf, inclusief alle omwegen tussen kerken, en leg een alternatief vast voor slecht weer of wegwerkzaamheden. Denk ook op tijd aan routepijlen, fietsenrekken, EHBO, catering en duidelijke deelnemersinformatie. Met deze checklist houd je overzicht vanaf de eerste afspraken tot de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Kerken voor deelname benaderen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Route volledig voorfietsen
3 personen
Risicopunten op de route markeren
2 personen
Alternatieve route uitwerken
2 personen
Afstanden en tijden berekenen
2 personen
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
Informatiepagina publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Kerkenprogramma bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Fietsenstalling indelen
2 personen
EHBO- en veiligheidsplan maken
2 personen
Communicatieplan voor noodgevallen maken
2 personen
Borden en routepijlen ontwerpen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Aanmeldingen en betalingen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren bij weersrisico
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden en plattegronden printen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Broodjes en snacks klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Routepijlen langs de route plaatsen
4 personen
Infopunten bij kerken inrichten
4 personen
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsuitleg geven
Groepen gefaseerd laten vertrekken
3 personen
Route en verkeersveiligheid bewaken
4 personen
Kerkbezoeken begeleiden
6 personen
Stempelkaarten afstempelen
4 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Fietspech registreren en helpen
2 personen
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
Achterblijvers terugbellen
Finishers registreren
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koffieapparatuur schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Route op beschadigingen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 12
- Afzethekkenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkbekersaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Fietspompenaantal 3
- Gereedschapssetsaantal 3
- Powerbanksaantal 4
Sportmateriaal
- Fluoriserende hesjesaantal 20
- Fietshelmenaantal 6
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 12
- Fietsslotenaantal 20
- Routepijlenaantal 80
- Routepaaltjesaantal 50
- Stempelkaartenaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Startnummersaantal 120
- Reflecterende bandenaantal 40
Decoratie
- Infobordenaantal 8
- Programmapostersaantal 12
- Pijltapeaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
- Tafelkleedrollenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Dienbladenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Zaklampenaantal 6
- Nooddekensaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Fiets de route uiterlijk twee tot drie weken vooraf volledig voor. Noteer risicopunten, lastige kruisingen en plekken waar routepijlen of routepaaltjes nodig zijn; controleer daarna of de geplande afstanden en tijden nog kloppen.
- Bevestig deelnemende kerken minstens vier weken voor de tocht. Vraag per kerk naar openingstijden, het programma, beschikbare ruimte, dieetwensen en de contactpersoon die op de dag zelf bereikbaar is.
- Maak één vrijwilligersrooster met start- en eindtijd per taak. Plan extra mensen bij de start, finish en drukke kruisingen, en geef begeleiders fluoriserende hesjes, een routekaart en een telefoonnummer voor noodgevallen.
- Bereken koffie, thee, water en catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen. Regel koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, bekers en serveerschalen vooraf; materiaal dat alleen op de finish nodig is, wordt anders vaak te laat vervoerd.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen voor vertrek. Zet daarin de starttijd, routeafstand, GPX-bestand, parkeer- en fietsenstallingsinformatie, contactnummer, verwachte eindtijd en wat deelnemers zelf meenemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerkenfietstocht organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met kerken, locaties, vergunningen en verzekering. Plan de volledige routecontrole en het vrijwilligersrooster uiterlijk twee tot drie weken voor de tocht.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerkenfietstocht?
- Reken op minimaal één coördinator voor de hele tocht, twee mensen bij start en finish en extra begeleiders voor risicopunten. Voeg per deelnemende kerk ten minste één aanspreekpunt toe; bij een grote groep zijn meer verkeersbegeleiders nodig.
- Wanneer moet ik de route van een kerkenfietstocht voorfietsen?
- Fiets de route twee tot drie weken vooraf volledig voor en controleer haar nogmaals in de week van de tocht. Zo kun je wegwerkzaamheden, ontbrekende pijlen en gewijzigde toegang tot kerken nog opvangen.
- Wat stuur je deelnemers voor een kerkenfietstocht?
- Stuur uiterlijk vijf dagen vooraf de startlocatie, vertrektijd, afstand, routekaart of GPX, informatie over fietsenstalling en een noodnummer. Vermeld ook de verwachte eindtijd, catering en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!