Kirchenfahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kirchenfahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine gemeinsame Radtour: Mehrere Kirchen, ein fester Ablauf, sichere Übergänge und Verpflegung müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre danach Genehmigungen, Versicherung und die beteiligten Gemeinden. Fahre die Strecke vollständig ab, bevor du Einladungen verschickst. Auf dieser Seite findest du die Aufgaben und Ausrüstung in einer sinnvollen Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag niemand nach Wegweisern, Helfern oder Fahrradpumpen suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Kirchen für die Teilnahme ansprechen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Versicherung und Haftung prüfen
Die Strecke vollständig vorab mit dem Fahrrad abfahren
3 Personen
Risikopunkte auf der Route markieren
2 Personen
Alternative Route ausarbeiten
2 Personen
Entfernungen und Zeiten berechnen
2 Personen
Streckenkarte und GPX-Datei erstellen
2 Personen
Informationsseite veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Kirchenprogramm bestätigen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Fahrradstellplatz einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Kommunikationsplan für Notfälle erstellen
2 Personen
Schilder und Wegpfeile entwerfen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Anmeldungen und Zahlungen prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmer bei Wetterrisiko informieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Routenschilder und Pläne drucken
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Fahrräder und Materialien kontrollieren
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Brötchen und Snacks bereitstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
Routenpfeile entlang der Route aufstellen
4 Personen
Infopunkte an Kirchen einrichten
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
3 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungsinformationen geben
Gruppen gestaffelt starten lassen
3 Personen
Route und Verkehrssicherheit überwachen
4 Personen
Kirchenbesuche begleiten
6 Personen
Stempelkarten abstempeln
4 Personen
Wasserstellen besetzen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Fahrradpannen erfassen und helfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
Nachzügler zurückrufen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kaffeeausrüstung reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Route auf Schäden prüfen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
AusgussbecherAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
FahrradpumpenAnz. 3
WerkzeugsätzeAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 20
FahrradhelmeAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 20
WegweiserAnz. 80
StreckenpfostenAnz. 50
StempelkartenAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
StartnummernAnz. 120
Reflektierende BänderAnz. 40

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 12
MarkierungsklebebandAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4
TischdeckenrollenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100
TaschenlampenAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die komplette Strecke mindestens einmal mit dem Fahrrad ab und notiere Entfernungen, Fahrzeiten sowie alle Risikopunkte. Plane zusätzlich eine alternative Route ein, falls eine Straße gesperrt ist oder das Wetter umschlägt.
Sprich die teilnehmenden Kirchen frühzeitig an und bestätige das Programm schriftlich. Spätestens vor dem Versand der Einladungen sollten Beginn, Aufenthaltsdauer und Zuständigkeiten jeder Station feststehen.
Teile für Anmeldung, Strecke, Erste Hilfe, Fahrradstellplätze und Verpflegung konkrete Schichten ein. Plane pro Aufgabenbereich eine Ersatzperson ein, damit ein Ausfall nicht den gesamten Ablauf verzögert.
Versende Streckenkarte, GPX-Datei, Treffpunkt, Zeitplan und Notfallkontakt gesammelt an die angemeldeten Personen. Prüfe Anmeldungen, Zahlungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Tour.
Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Wegweiser, Streckenpfosten und Absperrungen. Stelle Fahrradpumpen, Werkzeugsätze, Ersatzschläuche, Reifenheber und Powerbanks dort bereit, wo die Helfer sie schnell erreichen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kirchenfahrradtour planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Kirchen, Start- und Zielort, Genehmigungen, Versicherung, Helfer und die vollständige Streckenprüfung koordinieren.
Wann sollte die Route einer Kirchenfahrradtour feststehen?: Die Grundroute sollte mindestens 6 Wochen vor dem Termin festgelegt sein. Fahre sie danach vollständig ab, berechne Entfernungen und Zeiten und erstelle spätestens 2 Wochen vorher die finale Karte und GPX-Datei.
Wie viele Helfer braucht eine Kirchenfahrradtour?: Plane mindestens eine zuständige Person für Anmeldung, jede Kirchenstation, die Streckenbegleitung, Erste Hilfe, Fahrradstellplätze und die Verpflegung ein. Für jede Schicht ist eine Ersatzperson sinnvoll, damit Ausfälle abgedeckt sind.
Wann muss man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende die vollständigen Informationen etwa 7 bis 10 Tage vor der Tour. Sie sollten Treffpunkt, Zeitplan, Route, GPX-Datei, Notfallkontakt, Verpflegungshinweise und den Hinweis auf Fahrradhelm und Ersatzmaterial enthalten.

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