Zo organiseer je een kerkelijke kerstmarkt

Begin met de datum, openingstijden en reservering van de kerkzaal en het terrein. Teken daarna de kerstmarktindeling, zodat je weet hoeveel kramen, tafels, zitplaatsen en loopruimte nodig zijn. Regel vervolgens kraamhouders, vrijwilligers, vergunningen en reserveringen voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, geld, bewegwijzering en een controle van decoratie, servies en verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Kerkzaal en terrein reserveren
2 personen
3
Kerstmarktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraamhouders inschrijven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
11
Verkoopprijzen bepalen
2 personen
12
Kraamindeling bevestigen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Vergunningen controleren
15
Programma afdrukken
2 personen
16
Routebordjes ontwerpen
17
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
18
Instructies voor kraamhouders maken
2 personen
19
Contant geld bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Kerstdecoratie controleren
2 personen
24
Servies en glaswerk tellen
2 personen
25
Kraamartikelen labelen
3 personen
26
Koelers vullen
2 personen
27
Kerstmuziek klaarzetten
28
Kassa's voorbereiden
2 personen
29
Stroompunten controleren
2 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
33
Kramen nummeren
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Verlichting ophangen
4 personen
36
Kerstboom plaatsen
3 personen
37
Kerststal opstellen
3 personen
38
Kraamtafels aankleden
6 personen
39
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
5 personen
42
Warme gerechten bereiden
5 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Servies klaarzetten
3 personen
45
Buffet opbouwen
4 personen
46
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
47
Kassa's inrichten
3 personen
48
Geldkist beveiligen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

51
Kraamhouders ontvangen
3 personen
52
Kraamhouders wegwijs maken
2 personen
53
Bezoekers ontvangen
3 personen
54
Entree en donaties beheren
2 personen
55
Koffie en thee serveren
4 personen
56
Warme gerechten serveren
5 personen
57
Hapjes aanvullen
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet schoonhouden
2 personen
60
Servies inzamelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
64
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
65
Kerstliederen begeleiden
3 personen
66
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
67
Verkoop afsluiten
3 personen
68
Kraamhouders uitchecken
2 personen
69
Geldopbrengst veiligstellen
2 personen

Nazorg

70
Kraamtafels leegmaken
5 personen
71
Decoratie afhalen
4 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Verlichting veilig verwijderen
3 personen
75
Afval verzamelen
4 personen
76
Keuken schoonmaken
4 personen
77
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
78
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
79
Materialen terugbrengen
3 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Kassa's natellen
2 personen
83
Verkoopopbrengst registreren
84
Gevonden voorwerpen bewaren
85
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kraamrekkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststal
Tafellopersaantal 18
Kerstkleedjesaantal 12
Kraamnaambordenaantal 12
Vaasjesaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Buitenlampenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Kassaladesaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Schortenaantal 10
Ovenwantenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de indeling voordat je kraamhouders definitief inschrijft. Houd ruimte vrij voor de ingang, een duidelijke looproute, buffettafels en eventuele partytenten buiten; bevestig daarna per kraam de plek en beschikbare tafelruimte.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf. Plan niet alleen mensen voor de verkoop, maar ook voor opbouw, koffie en thee, ontvangst, kassawerk, opruimen en het aanvullen van servies zoals kopjes, glazen en borden.
Verzamel dieetwensen en reserveringen tegelijk met de aanmeldingen. Zet aantallen en bijzonderheden op één overzicht, zodat je bij boodschappen en het ophalen van verse producten niet pas op de marktdag hoeft te improviseren.
Controleer vergunningen en de regels van de kerkzaal minimaal vier weken voor de markt. Vraag ook na waar lichtsnoeren, ledkaarsen en buitenlampen mogen komen en wie verantwoordelijk is voor stroom, brandveiligheid en afsluiten.
Bestel contant geld en maak de kraaminstructies uiterlijk enkele dagen vooraf klaar. Controleer op de ochtend zelf tafels, stoelen, kraamnaamborden, routebordjes, thermoskannen, serveerbestek en kerstdecoratie voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerkelijke kerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, terrein, vergunningen en kraamhouders. Plan de definitieve indeling en het vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoe deel je een kerkzaal in voor een kerstmarkt?: Teken de ingang, uitgang en looproute eerst en verdeel daarna de kramen langs de wanden en in eilanden. Houd minimaal 1,2 meter vrije doorgang aan en reserveer aparte plekken voor buffet, koffie, zitplaatsen en garderobe.
Wanneer moet je de boodschappen voor een kerkelijke kerstmarkt doen?: Houdbare boodschappen kun je 3 tot 5 dagen vooraf doen. Haal brood, gebak en andere verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op, afhankelijk van de houdbaarheid.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkelijke kerstmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers tegelijk, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Plan tijdens de drukste uren extra mensen voor koffie, kassa en het aanvullen van servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.