Einen kirchlichen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein kirchlicher Weihnachtsmarkt braucht früh eine feste Struktur: Zuerst legst du Datum und Uhrzeiten fest und sicherst Kirchensaal und Außengelände. Danach folgen Standplanung, Anmeldungen, Genehmigungen und der Helferplan. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Programm, Beschilderung, Bargeld, Einkäufe und die Kontrolle von Geschirr und Dekoration. Plane außerdem einen klaren Aufbau am Veranstaltungstag ein, damit Stände, Beleuchtung und Verpflegung rechtzeitig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Kirchensaal und Gelände reservieren
2 Personen
3
Weihnachtsmarktaufteilung zeichnen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Standbetreiber anmelden
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Veranstaltung online veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Freiwillige anmelden
2 Personen
11
Verkaufspreise festlegen
2 Personen
12
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Genehmigungen prüfen
15
Programm drucken
2 Personen
16
Wegweiser gestalten
17
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
18
Anweisungen für Standbetreiber erstellen
2 Personen
19
Bargeld bestellen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
24
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
25
Standartikel beschriften
3 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Weihnachtsmusik bereitlegen
28
Kassen vorbereiten
2 Personen
29
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
30
Wettervorhersage prüfen
31
Partyzelte aufbauen
6 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Stände nummerieren
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
36
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
37
Krippe aufstellen
3 Personen
38
Standtische dekorieren
6 Personen
39
Namensschilder platzieren
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
5 Personen
42
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Geschirr bereitstellen
3 Personen
45
Buffet aufbauen
4 Personen
46
Allergenkarten auslegen
2 Personen
47
Kassen einrichten
3 Personen
48
Geldkasse sichern
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

51
Standbetreiber empfangen
3 Personen
52
Standbetreiber einweisen
2 Personen
53
Besucher empfangen
3 Personen
54
Eintritt und Spenden verwalten
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
56
Warme Speisen servieren
5 Personen
57
Snacks auffüllen
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet sauber halten
2 Personen
60
Geschirr einsammeln
2 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen
63
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
64
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
65
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
66
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
67
Verkauf abschließen
3 Personen
68
Standbetreiber auschecken
2 Personen
69
Gelderlös sichern
2 Personen

Nachbereitung

70
Stände leerräumen
5 Personen
71
Dekoration abholen
4 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Partyzelte abbauen
6 Personen
74
Beleuchtung sicher entfernen
3 Personen
75
Abfall sammeln
4 Personen
76
Küche reinigen
4 Personen
77
Kirchensaal reinigen
4 Personen
78
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
79
Materialien zurückbringen
3 Personen
80
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Kassen nachzählen
2 Personen
83
Verkaufserlös erfassen
84
Fundgegenstände aufbewahren
85
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
StandregaleAnz. 12
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 60
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
Krippe
TischläuferAnz. 18
WeihnachtstischdeckenAnz. 12
StandnamensschilderAnz. 12
VasenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 40
AußenlampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KassenladeAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
SchürzenAnz. 10
OfenhandschuheAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und reserviere Kirchensaal und Gelände, bevor du Standbetreiber einlädst. So vermeidest du spätere Änderungen bei Einteilung und Programm.
Zeichne die Standaufteilung mehrere Wochen vor dem Markt und bestätige sie anschließend schriftlich. Berücksichtige dabei Wege, Eingänge, Buffetische und Außenstände, damit keine Engstellen entstehen.
Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib den Standbetreibern feste Anweisungen. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, welche Angebote, Beschriftungen und Preise noch fehlen.
Erstelle einen Freiwilligenplan mit Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden. Besetze nicht nur Verkauf und Ausschank, sondern auch Aufbau, Kasse, Einweisung, Nachfüllen und Abbau.
Zähle Geschirr, Gläser, Thermoskannen und Servierbesteck vor dem Einkauf und kontrolliere Weihnachtsdekoration, Lichterketten und Außenlampen spätestens am Vortag. Fehlende Dinge lassen sich am Veranstaltungstag meist nicht mehr zuverlässig ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen kirchlichen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Raumreservierung und der Kontaktaufnahme zu Standbetreibern. Genehmigungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin angestoßen sein.
Wann sollte man die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt anmelden?: Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Bestätige Standplatz, Verkaufszeiten und benötigte Ausstattung anschließend spätestens 14 Tage vor dem Markt.
Wie viele Helfer braucht ein kirchlicher Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig geöffnetem Bereich mindestens 2 Helfer ein und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Aufbau, Nachfüllen und Kasse. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden lässt sich die Belastung besser verteilen.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigen?: Bereite Beschilderung, Programm, Standnamensschilder und Dekoration vor und stelle Geschirr, Gläser, Thermoskannen sowie Servierbesteck bereit. Frische Produkte solltest du erst am Vortag oder am Veranstaltungstag abholen, damit sie bis zur Öffnung verwendbar bleiben.

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