Kennismakingsavond organiseren: checklist en planning

Een kennismakingsavond loopt soepel als deelnemers snel weten waar ze moeten zijn, met wie ze praten en wat er op het programma staat. Leg eerst datum, ruimte en programma vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je boodschappen, naamkaartjes, meubilair en techniek. Op de dag zelf richt je ontvangst en buffet in, test je het geluid en houd je koffie, thee, hapjes en dranken gedurende de avond aangevuld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en ruimte vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en indeling maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen

Event

Ontvangst van deelnemers
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkom en programma toelichten
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Groepsactiviteit begeleiden
3 personen
Nieuwe leden rondleiden
2 personen
Open gesprek begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Sleutels en ruimte afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kennismakingsronde vóór je de ruimte definitief indeelt. Zet stoelen zo dat iedereen elkaar kan zien en reserveer bij een microfoon ook tijd om het geluid vooraf te testen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de avond af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, dieetwensen, stoelenindeling en de hoeveelheid hapjes en dranken.
Zet naamkaartjes bij de ontvangsttafel klaar, samen met naamkaartjeshouders. Zo deel je ze direct uit bij binnenkomst en voorkom je dat deelnemers elkaar tijdens de eerste ronde niet bij naam kunnen aanspreken.
Zet dranken uiterlijk kort vóór ontvangst koud en bereid koffie en thee in thermoskannen voor. Controleer daarnaast of er genoeg glazen, koffiekopjes, borden en besteksets op de buffettafel staan.
Richt ontvangst, buffet en programmahoek vóór de eerste deelnemer arriveert in. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg, controleer de draagbare speakers of microfoon en houd emmers klaar voor opruimen tijdens en na afloop.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kennismakingsavond organiseren?: Leg datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen minimaal 2 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kennismakingsavond versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 14 dagen vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de avond, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kennismakingsavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur op de dag zelf. In die tijd zet je tafels en stoelen klaar, richt je ontvangst en buffet in, hang je versiering op, bereid je koffie en thee voor en test je de geluidsapparatuur.
Wanneer zet ik drankjes en hapjes klaar voor een kennismakingsavond?: Zet gekoelde dranken ongeveer 1 tot 2 uur vooraf koud. Bereid hapjes zo laat mogelijk, meestal binnen 60 minuten voor ontvangst, en vul het buffet in kleine hoeveelheden aan zodat alles verzorgd blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.