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Kennenlernabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kennenlernabend braucht mehr Vorbereitung als nur Getränke und Namensschilder. Du musst Raum, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Ablauf und Technik rechtzeitig zusammenbringen. Plane den Empfang so, dass ankommende Gäste sofort wissen, wo sie sich anmelden und ihren Platz finden. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Abend selbst – inklusive Buffet, Kaffee, Snacks und Getränken.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Raum festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Ablauf erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Getränke bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Empfang der Teilnehmenden

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßung und Programm erläutern

  • Kennenlernrunde moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Gruppenaktivität begleiten

    3 Personen

  • Neue Mitglieder herumführen

    2 Personen

  • Offenes Gespräch begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Schlüssel und Raum abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • BallonsAnz. 40
  • GirlandenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Raum mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen danach mit einer klaren Rückmeldefrist von etwa 10 Tagen, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche einplanen kannst.
  • Drucke die Teilnehmerliste am Veranstaltungstag zweimal aus: eine Version liegt am Empfang, die zweite bleibt bei der Moderation. So kannst du Anmeldungen, Namensschilder und spontane Änderungen schnell abgleichen.
  • Plane für den Empfang mindestens 30 Minuten vor Programmbeginn ein. Stelle Namensschilder, Namensschildhalter und die Teilnehmerliste sichtbar auf; ein Kleiderständer am Eingang verhindert Unordnung im Raum.
  • Teste tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur den Ton, sondern auch, ob die Steckdosen erreichbar sind und die Kabel keine Wege kreuzen.
  • Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Rechne beim ersten Getränkeservice mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Kühlboxen sowie Nachfüllvorräte griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kennenlernabend einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Abend, damit du Einkauf, Sitzplätze und Ernährungswünsche anpassen kannst.
Wie lange dauert ein Kennenlernabend?
Plane für den eigentlichen Abend ungefähr 2 bis 3 Stunden ein. Zusätzlich solltest du 60 bis 90 Minuten für Raumaufbau, Techniktest, Buffet und Empfang einrechnen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kennenlernabend?
Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser, Kaffee und Tee solltest du zusätzlich dauerhaft anbieten.
Wann sollte man den Raum für den Kennenlernabend vorbereiten?
Beginne mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste mit dem Aufbau. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vorher abgeschlossen sein, während Buffet und Getränke etwa 30 Minuten vor Beginn bereitstehen sollten.

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