Zo organiseer je een kennisfestival zonder last-minute stress

Begin met het programma en de gewenste groepsgrootte; die bepalen hoeveel zalen, stoelen, techniek en catering je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie en leg sprekers tijdig vast, voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met één duidelijke deelnemerslijst en verzamel dieetwensen en parkeerinformatie vóór de festivaldag. Plan de opbouw zo dat registratie, presentaties en zaalwissels afzonderlijk gecontroleerd kunnen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Sprekersinformatie verzamelen
6
Aanmeldformulier instellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Programma naar sprekers sturen
13
Presentaties verzamelen
14
Presentaties controleren
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Route- en zaalbordjes maken
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Cateringportioneren
3 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Zalen controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet inrichten
3 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Presentaties klaarzetten
2 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

33
Sprekers ontvangen
2 personen
34
Deelnemers registreren
4 personen
35
Welkomstdrank serveren
2 personen
36
Opening begeleiden
2 personen
37
Sprekers aankondigen
38
Tijdschema bewaken
39
Presentaties ondersteunen
2 personen
40
Vragenronde begeleiden
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes bijvullen
2 personen
44
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
45
Buffet aanvullen
3 personen
46
Servies ophalen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
49
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
50
Afscheid en sluiting begeleiden
2 personen
51
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

52
Catering afbouwen
3 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Materialen verzamelen
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Afval sorteren
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Zalen schoonmaken
4 personen
59
Toiletten schoonmaken
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Restanten opruimen
2 personen
63
Bedankbericht versturen
64
Presentaties nasturen
65
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 12
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Clickersaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 200
Badgehoudersaantal 200
Tafelkledenaantal 24
Programmafoldersaantal 200
Pijlbordjesaantal 20
Naambordjes sprekersaantal 8
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Flip-overblokkenaantal 6
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je de locatie definitief reserveert. Noteer per onderdeel de zaal, starttijd, spreker en benodigde apparatuur, zodat je niet pas tijdens de opbouw ontdekt dat een presentatie naar een andere ruimte moet.
Benader sprekers vroeg en vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op. Controleer bestanden daarna op beeldverhouding, lettergrootte en aansluitingen; leg voor HDMI-apparaten ook adapters, kabels en een reserveoplossing klaar.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het festival af en verwerk daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en naamkaartjes. Stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 48 uur vooraf, zodat bezoekers niet bij de registratie naar praktische details hoeven te vragen.
Maak per zaal een korte controle: stoelen, microfoon, beeldscherm of projector, projectiescherm, clicker, stroompunten en verlengsnoeren. Test iedere presentatie vóór de opening en wijs één persoon aan voor technische problemen.
Plan op de festivaldag minimaal 90 minuten voor de opening voor locatiecontrole en opbouw. Zet registratie, buffet en routebordjes klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt; koel dranken en portionneer hapjes pas nadat de uitgifteplek is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kennisfestival organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en benader sprekers eerst; verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en aanmeldformulier vaststaan.
Wanneer moet je sprekers voor een kennisfestival vastleggen?: Leg de belangrijkste sprekers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Vraag hun definitieve informatie en presentatie uiterlijk 7 dagen voor het festival op, zodat je techniek en programma nog kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kennisfestival?: Reserveer minimaal 90 minuten voor een compact festival en 2 tot 3 uur wanneer je meerdere zalen, projectoren en microfoons gebruikt. Test elke zaal afzonderlijk voordat de registratie opent.
Wanneer verstuur je praktische informatie naar deelnemers?: Stuur programma, route, parkeerinformatie en eventuele zaalindeling uiterlijk 48 uur voor de start. Verwerk dieetwensen en druk de deelnemerslijst en naamkaartjes bij voorkeur de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.