Organiser un festival des connaissances, étape par étape

Un festival des connaissances repose sur une coordination précise entre les intervenants, les salles et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations pratiques, les présentations et les besoins alimentaires doivent être centralisés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, prévoyez une vérification technique des projecteurs, micros, câbles et salles avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Rassembler les informations sur les intervenants
6
Paramétrer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les infos de parking
12
Envoyer le programme aux intervenants
13
Rassembler les présentations
14
Vérifier les présentations
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Créer les panneaux de route et de salle
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Portionner le catering
3 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les salles
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Préparer les présentations
2 personnes
30
Tester la technique
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

33
Accueillir les intervenants
2 personnes
34
Enregistrer les participants
4 personnes
35
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
36
Accompagner l'ouverture
2 personnes
37
Annoncer les intervenants
38
Veiller au planning
39
Soutenir les présentations
2 personnes
40
Animer la séance de questions-réponses
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
44
Servir les repas diététiques
2 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
46
Récupérer la vaisselle
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Animer le cocktail networking
2 personnes
50
Animer la clôture et les adieux
2 personnes
51
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

52
Démonter le catering
3 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Rassembler le matériel
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Trier les déchets
2 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer les salles
4 personnes
59
Nettoyer les toilettes
2 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
61
Retourner les matériels de location
2 personnes
62
Ranger les restes
2 personnes
63
Envoyer un message de remerciement
64
Renvoyer les présentations
65
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 12
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Clickersqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 24
Brochures du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 20
Porte-noms des intervenantsqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Blocs pour chevaletqté 6
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et les salles avant de contacter largement les intervenants : cela évite de confirmer une session sans espace adapté ni créneau disponible.
Demandez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur qui seront utilisés. Prévoyez aussi les adaptateurs HDMI et les rallonges nécessaires.
Fermez les inscriptions 48 heures avant l’ouverture si possible, puis imprimez la liste des participants et préparez les badges nominatifs. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dernières demandes alimentaires.
Envoyez le programme, les horaires d’arrivée et les informations de parking aux intervenants au moins 5 jours avant. Une confirmation finale la veille limite les absences et les changements de dernière minute.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début : vérifiez les salles, installez les tables et les chaises, refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand contacter les intervenants pour un festival des connaissances ?: Contactez les intervenants dès que la date, le programme et les salles principales sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation écrite au plus tard 3 semaines avant.
Quand ouvrir les inscriptions à un festival des connaissances ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant le festival, lorsque le programme et les informations pratiques sont suffisamment stables. Prévoyez une clôture 48 heures avant pour imprimer les listes et préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les salles ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester les projecteurs, écrans, micros, haut-parleurs et câbles.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les présentations 3 à 5 jours avant le festival et vérifiez-les dès leur réception. Conservez une copie sur l’ordinateur de chaque salle et une seconde copie sur une clé ou un autre support.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.