Checklist voor een kasteel open dag organiseren

Een kasteel open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet bezoekersstromen door historische ruimtes leiden, rondleidingen vooraf indelen en kwetsbare objecten beschermen zonder de sfeer weg te nemen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst geregeld moet worden en wat pas in de laatste dagen kan. Denk ook aan reserveringen, dieetwensen, toegankelijkheid, catering, betaalmiddelen en duidelijke bezoekersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Reserveringen voor rondleidingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
Dranklevering bevestigen
Route door het kasteel bepalen
2 personen
Ruimtes op toegankelijkheid controleren
2 personen
Kwetsbare objecten afschermen
2 personen
Sleutels en toegangspassen verzamelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dieetproducten apart zetten
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Programma en plattegronden printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringtafels opbouwen
3 personen
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
Plattegronden ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing rondleiders geven
4 personen

Event

Ingang openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Vrije bezichtiging begeleiden
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken tussentijds legen
2 personen
Lichtniveau controleren
Avondprogramma aankondigen
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Ingang en kassa sluiten
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Borden en posters verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 220
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare zaklampenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
LED-lichtslingersaantal 8

Decoratie

Welkomstbannersaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Touwaantal 2
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Informatie

Programmaboekjesaantal 220
Plattegrondenaantal 220
Rondleidingsbordjesaantal 12
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Meldingsformulierenaantal 30
Bezoekersboek
Polsbandjesaantal 220

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluoriserende hesjesaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakhoezenaantal 20
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open de reserveringen zodra datum en programma vaststaan. Deel bezoekers daarna per rondleiding in en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf de starttijd, verzamelplek, route en informatie over toegankelijkheid.
Controleer de route door het kasteel minstens één keer met een echte groep. Let op smalle doorgangen, trappen, toiletten en plekken waar afzetpalen nodig zijn; scherm kwetsbare objecten vóór de opbouw af.
Bepaal catering op basis van het aantal aanmeldingen én de rondleidingsblokken. Zet dieetproducten apart herkenbaar klaar en bevestig de dranklevering uiterlijk één werkdag vooraf, zodat gekoelde opslag geregeld is.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: bereid naambadges, geprinte plattegronden, programma’s, een kassa, pinapparaat en wisselgeld voor. Test laptops, microfoons en luidsprekers vóór bezoekers arriveren en leg verlengsnoeren veilig weg.
Plan de opbouw niet pas op de ochtend zelf. Zet tafels, stoelen, statafels en garderoberekken klaar, controleer het weer de dag ervoor en leg oplaadbare zaklampen klaar voor donkere gangen of een onverwachte stroomstoring.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kasteel open dag organiseren?: Leg datum, programma en rondleidingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open reserveringen zodra de capaciteit per groep bekend is en sluit de bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag.
Hoeveel bezoekers kan ik per rondleiding toelaten?: Bepaal de groepsgrootte op basis van de smalste ruimte, trappen en de capaciteit van de gids; werk bijvoorbeeld met vaste groepen van 10 tot 15 personen. Plan vervolgens 10 tot 15 minuten tussen groepen als de route elkaar kruist.
Wanneer moet ik catering voor een kasteel open dag bestellen?: Bestel catering uiterlijk 5 werkdagen vooraf op basis van de aanmeldingen en tel dieetwensen apart mee. Bevestig de dranklevering 1 werkdag vooraf en zorg dat dranken vóór opening gekoeld kunnen worden opgeslagen.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een kasteel open dag?: Controleer vóór opening de route, toegankelijkheid, afzettingen, verlichting, techniek, kassa en garderobe. Plan hiervoor minimaal 90 minuten en houd een korte lijst bij met contactpersonen, sleutels en toegangspassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.